Anleitung für das Ausfüllen der Firmen-Berichtsbogen
von Prof. Dr. Rudolf SeyffertWie bei allen Betriebsvergleichsfragebogen entfällt die Angabe des Firmennamens, dafür wird in den Kopf des Formulars die Kennummer eingesetzt, wodurch die Geheimhaltung der betrieblichen Angaben voll gewahrt ist. Die vor dem Schrägstrich stehenden beiden ersten Ziffern der Kennummer sind vorgedruckt, da durch sie die Branche gekennzeichnet wird. Bei Teilbranchen dient die erste Ziffer hinter dem Schrägstrich ihrer Kennzeichnung. Die drei restlichen Ziffern bilden die laufende Betriebsnummer. Es werden nachstehend die Fragepositionen des Grundberichtes abgedruckt und, soweit erforderlich erläutert.
1. In welchem Lande befindet sich Ihr Betrieb?
Das zutreffende der vofgedruckten Länder ist zu unterstreichen.
2. Wieviel Einwohner hat der Ort, in dem sich Ihr Betrieb befindet?
Die zutreffende der vorgedruckten acht Ortsgrößen ist zu unterstreichen. (Staffelung der Ortsgrößen siehe S. 178 Spalte 4).
3. Welche Geschäftslage hat Ihr Betrieb?
Die zutreffende Geschäftslage der im Vordruck unterschiedenen 10 Geschäftslagen ist zu unterstreichen. Welche Fälle vorgesehen sind, ist aus der Liste der Geschäftslagen auf Seite 178 Spalte 5 zu ersehen.
Bei der Beantwortung der Frage ist zu beachten, daß die Geschäftslage innerhalb des Ortes für jede Einzelhandlung von wesentlicher Bedeutung ist. Es kommt daher auf eine möglichst zutreffende Charakterisierung im Rahmen der vorgesehenen 10 Geschäftslagen an. Zu den Städten mit ausgebildeten Vororten und Außenbezirken sind sämtliche Großstädte zu rechnen, darüber hinaus auch eine Reihe von Mittelstädten. Wo die Grenze zu ziehen ist, muß der Ausfüllende an Hand der Kenntnis seines Ortes selbst
entscheiden.
4. Welche Rechtsform hat Ihr Betrieb?
5. Sind Sie im Handelsregister eingetragen?
6. Gehört Ihr Betrieb einer Einkaufsorganisation an?
7. In welchem Jahr wurde Ihr Betrieb gegründet?
8. Hat sich Ihr Betrieb durch Wiederaufbau oder Umzug oder sonstige nicht zum normalen Wachstum des Betriebes gehörende Umstände seit dem 1. Januar 1949 in bemerkenswertem Umfang verändert? Wenn ja, wodurch?
Da das Jahr 1949 zum Vergleich der Beschaffungs- und Absatzentwicklung als Basisjahr dient, ist es wichtig, solche Umstände zu erfahren, die zu einer wesentlichen Veränderung der Betriebssituation geführt haben. Das gilt beispielsweise für einen Betrieb, der am 1. Januar 1949 noch in einem behelfsmäßigen Geschäft untergebracht war und nach diesem Zeitpunkt in das wieder aufgebaute alte Geschäft umgezogen ist. Betriebsvergrößerungen, die durch eine normale Geschäftsentwicklung bedingt sind, sind hier nicht anzugeben.
9. Sind Ihrem Betriebe Filialen angeschlossen? Wenn ja, wieviele und wie sind sie beim Betriebsvergleich zu
berücksichtigen?
Die Art, wie die Filialen zu behandeln sind, ist für die Auswertung wichtig. Im Rahmen des Betriebsvergleichs sind zwei Möglichkeiten zur Erfassung der Filialen vorgesehen: Einmal können die Filialen mit dem Hauptgeschäft zusammen als ein Betrieb gemeldet werden, und zum anderen können das Hauptgeschäft und jede Filiale gesondert erfaßt werden. Letztere Handhabung ist die bessere, da bei einer Zusammenfassung der Filialen sonst leicht der Eindruck eines größeren Betriebes entstehen kann, der in Gestalt einer Verkaufstellen-Einheit nicht vorhanden ist. Wenn das Hauptgeschäft mit den Filialen für die Betriebsvergleichsmeldungen zusammengefaßt wird, darf die Zahl der Filialen auf keinen Fall drei überschreiten.
10. Wo befinden sich Ihre Verkaufs-, Ausstellungs-, Lager- und Büroräume, die Sie in Benutzung haben? (Anzahl der qm in eigenen und in fremden Gebäuden)
11. Wieviele Schaufenster haben Sie?
12. Wie hoch war Ihr Warenabsatz (Gesamtumsatz zu Verkaufspreisen) und Ihre Warenbeschaffung (gesamter Wareneingang zu Einstandspreisen) 1949, 1950 und 1951?
Warenbeschaffung und Warenabsatz der vergangenen Jahre einschließlich des Jahres 1949 sind anzugeben, damit die entsprechenden Vergleichszahlen berechnet werden können. Gleichzeitig läßt sich hier erkennen, ob eine wesentliche Betriebsvergrößerung gegenüber 1949 eingetreten ist.
13. Wie verteilt sich Ihr Warenabsatz (Umsatz) auf die Hauptwarengruppen des von Ihnen geführten Sortimentes?
Zu dieser Frage ist ein für jede Branche besonders bearbeitetes'Warengruppenverzeichnis aufgestellt, in das die erfragten Prozentsätze einzutragen sind. Eine Zusammenstellung der Warengruppen aller Branchen ist auf den Seiten 179-181 abgedruckt.
Die Zusammensetzung des Warensortimentes ist ein besonders wichtiges Merkmal für die Kennzeichnung der Betriebsstruktur. Als Grundlage für die Beantwortung der Frage ist die Zusammensetzung des Umsatzes im letzten abgelaufenen vollen Geschäftsjahr zu nehmen. Da die meisten Betriebe die Aufgliederung des Umsatzes auf die verschiedenen Warengruppen nicht statistisch erfassen, müssen hier hilfsweise geschätzte Prozentsätze angegeben werden, wobei jedoch der Schätzung möglichst viele exakte Zahlenangaben zugrunde zu legen sind. Auch bei anderen Betriebsvergleichspositionen muß gelegentlich auf geschätzte Prozentsätze zurückgegriffen werden. Aus der Kenntnis des praktischen Geschäftsablaufs heraus wird jeder Einzelhandelskaufmann bei gewissenhafter Berücksichtigung aller exakten Anhaltspunkte und entsprechender Sorgfalt der Schätzung einigermaßen zutreffende Angaben machen können.
14. Wie setzt sich Ihr Warenabsatz (Umsatz) zusammen (Einzelhandelsabsatz, steuerbegünstigter Absatz und Großhandelsabsatz) und welchen Anteil haben Eigenherstellung und Postversand?
Die Zusammensetzung des Warenabsatzes im Hinblick auf die verschiedenen Abnehmerkreise stellt ein wichtiges Charakterisierungsmerkmal der Betriebe dar. Das trifft besonders für diejenigen Branchen zu, in denen der Absatz an gewerbliche Verbraucher, Großverbraucher oder Wiederverkäufer eine Rolle spielt. Auch hier gilt das bereits bei Frage 13 über die geschätzten Prozentsätze Gesagte. Bei dem Anteil der selbstproduzierten Waren am Gesamtabsatz und dem Anteil des Postversandes an Letztverbraucher handelt es sich um eine zusätzliche Aufgliederung, d. h. diese beiden Positionen sind im Rahmen der Gliederung nach dem Abnehmerkreis bereits enthalten.
Auf Seite 171 ist das Formular des Monatsberichtsbogens in Originalgröße abgedruckt. Es enthält zu jeder seiner 11 Positionen die erforderlichen Erläuterungen. Zu ihnen werden nachstehend noch einige zusätzliche Erklärungen gegeben, wobei die Fragepositionen des Monatsberichtes nochmals abgedruckt werden. Wie der Grundbericht, so beginnt auch der Monatsbericht mit der Kennummer, deren Eintragung nicht übersehen werden darf, da sonst eine ordnungsgemäße Bearbeitung des Berichtsbogens nicht möglich ist.
1. Zahl der beschäftigten Personen (voll- oder teilbeschäftigte)
Die Zahl der beschäftigten Personen wird aus zwei Gründen erfragt. Einmal werden die Betriebe in den Monats- und Jahrestabellen in Größenklassen nach der Zahl der beschäftigten Personen eingeteilt. Diese Gliederung hat sich gegenüber der Gruppierung in Absatzgrößenklassen als die bessere erwiesen, weil der Warenabsatz nicht die Betriebsgröße als solche, sondern bereits die erzielte Leistung wiedergibt. Zweitens wird aus dem Gesamtabsatz und der Gesamtzahl der beschäftigten Personen jedes einzelnen Betriebes der Absatz je beschäftigte Person berechnet.
Die Zahl der beschäftigten Personen muß von neu hinzutretenden Betrieben beim Ausfüllen des ersten Monatsberichtsbogens eingesetzt werden; später ist das Ausfüllen nur bei Veränderungen notwendig.
Beim Berechnen der Vergleichszahlen werden die beschäftigten Personen nicht alle einheitlich bewertet. Teilbeschäftigte Personen, Lehrlinge im 1. und 2. Jahr und Anlernlinge im 1. Jahr werden nur halb gezählt, um eine gute Vergleichbarkeit zwischen den Betrieben herbeizuführen. Diese Bewertung der Personen wird jedoch nicht vom ausfüllenden Betrieb vorgenommen, sondern durch das Institut. Das heißt also, daß der Betrieb alle Beschäftigten als volle Personen einzusetzen hat, auch die in der Spalte „Teilbeschäftigte" anzuführenden. Nur insgesamt wenige Stunden im Monat im Betriebe teilbeschäftigte Personen sind in die Personenübersicht nicht aufzunehmen.
Zu den einzelnen aufgeführten Personengruppen ist noch folgendes zu bemerken:
1 a. Inhaber oder Leiter. Bei den unter 1 a erfaßten Inhabern oder Leitern sind nur die im Betrieb tätigen Personen anzugeben. Wenn beispielsweise ein Gesellschafter einer Offene Handelsgesellschaft seines Alters wegen überhaupt nicht mehr im Betrieb tätig ist, ist er hier nicht aufzuführen.
1 b. Ohne Entgelt mithelfende Familienangehörige. Hier sind nur diejenigen mithelfenden Familienangehörigen, also beispielsweise die Ehefrau, einzusetzen, die keine über Personalkosten laufende Vergütung erhalten. Ein Sohn, der als Angestellter geführt wird, ist unter 1 d auszuweisen.
1 c. Lehrlinge im 1. und 2. Jahr; Anlernlinge im 1. Jahr. Die Lehrlinge im 1. und 2. Jahr sowie die Anlernlinge im 1. Jahr werden gesondert erfaßt. Lehrlinge im 3. Jahr sind dagegen unter 1 d aufzuführen.
1 d. Angestellte und alle übrigen im Handelsgeschäft beschäftigten Personen. Hierzu rechnen alle übrigen im Handelsgeschäft beschäftigten Personen; also das Verkaufspersonal, Kassierer, Packer, Lageristen usw., gegebenenfalls auch Kraftfahrer, Boten, Volontäre, Nachtwächter und Aushilfskräfte.
1 e. Werkstattpersonen, jedoch ohne die für etwaige Eigenproduktion beschäftigten Personen. In denjenigen Branchen, in denen auch handwerkliche Leistungen verrichtet werden, werden die handwerklich tätigen Personen dann gesondert erfaßt, wenn sie, in einer dem Handelsgeschäft angeschlossenen Reparaturwerkstatt, einem Änderungsatelier, einem Labor usw. beschäftigt sind. In der Eigenproduktion tätige Personen dürfen jedoch auch hier nicht mit angegeben werden. Der Produktionsbereich ist aus dem Betriebsvergleich, der sich nur auf den Handel bezieht, unter allen Umständen herauszulassen. Das gilt nicht nur für die beschäftigten Personen, sondern auch für alle anderen Positionen des Monatsberichtes. Selbst angefertigte Ware ist wie fremdbezogen Ware zu behandeln.
2. Warenbeschaffung (Wareneingang)
Der Wareneingang entspricht der Summe der Einkaufsrechnungen laut Wareneingangsbuch bzw. Wareneinkaufskonto. Die zusätzlich anfallenden Bezugskosten wie Frachten, Rollgelder, Zölle, Porti und sonstige Bezugsspesen sind den Fakturenbeträgen hinzuzurechnen, damit die eingekauften Waren zum Einstandswert gemeldet werden. Bei vielen Betrieben werden die Bezugskosten nicht beim Wareneinkauf verbucht, sondern als Handlungskosten eingesetzt. Diese Handhabung ist sachlich nicht zutreffend und daher im Hinblick auf die Vergleichbarkeit der Warenbeschaffungs- und der Handlungskostenzahlen im Rahmen des Betriebsvergleichs nicht vorzunehmen. Die Warenbeschaffung ist um die gegebenenfalls in Abzug gebrachten Skontobeträge zu kürzen. Sie umfaßt alle fremdbezogenen Waren. Sofern in angeschlossenen Nebenbetrieben Waren selbst hergestellt werden, die im eigenen Einzelhandelsgeschäft verkauft werden, sind diese Waren zum Selbstkostenpreis mit in den Wareneingang aufzunehmen.
Selbstverständlich darf die Materialbeschaffung für diese Eigenprodukte nicht außerdem noch als Wareneingang aufgeführt werden.
3. Warenabsatz (Warenumsatz)
Unter Absatz ist der Warenausgang zu Verkaufspreisen zu verstehen. Obwohl seine buchmäßige Erfassung in den Betrieben unterschiedlich gehandhabt wird, ist es für den Betriebsvergleich notwendig, ihn einheitlich nach den folgenden Gesichtspunkten einzusetzen. Im Grundsatz ist für die Meldung des Warenabsatzes der effektive Ausgang der Waren selbst ohne Rücksicht auf den Termin der Bezahlung maßgebend. In denjenigen Branchen, in denen das Kreditgeschäft keine wesentliche Rolle spielt, wird jedoch in Anlehnung an die Handhabung der Umsatzsteuer der Eingang der Zahlung für die verkaufte Ware als Grundlage der Erfassung des Warenabsatzes gewählt. Das gilt vor allem für den Lebensmittel- und Tabakwareneinzelhandel sowie für die Drogerien, da hier dem Warenausgang im allgemeinen auch der Zahlungseingang entspricht. In denjenigen Branchen, in denen die Kreditverkäufe eine größere Bedeutung haben, soll jedoch nach Möglichkeit nicht der Zahlungseingang, sondern der Warenausgang zugrunde gelegt werden. Zu diesem Zweck müssen die Einnahmen aus Barverkäufen und die vollen Werte der getätigten Kreditverkäufe zusammengerechnet werden. Im Berichtsmonat eingehende Zahlungen aus früher getätigten Kreditverkäufen, also beispielsweise Abzahlungsraten, sind nicht mit in den Warenabsatz einzubeziehen, da sie sonst doppelt berücksichtigt würden. Falls eine kassenmäßige Trennung der Einnahmen aus Barverkäufen und der eingegangenen Zahlungen aus Kreditverkäufen nicht möglich ist, muß an Stelle des Warenausgangs der Zahlungseingang gemeldet werden.
Bei denjenigen Betrieben, die neben dem reinen Handelsgeschäft auch handwerkliche Leistungen verrichten, sind die Erlöse aus dieser Tätigkeit beim Warenabsatz mit zu erfassen. Bei einigen Branchen, bei denen die handwerkliche Tätigkeit besonders stark auftritt, gelten hinsichtlich der Ermittlung des Warenabsatzes besondere Richtlinien, die in den entsprechenden Monatsberichtsbogen selbst näher erläutert sind.
Der steuerbegünstigte Warenabsatz, für den die Großhandelsumsatzsteuer von 1 % gilt, ist in der Position 3 in den Gesamtabsatz miteinzubeziehen und außerdem zusätzlich in der dafür vorgesehenen Zeile noch einmal getrennt auszuwerfen. Es handelt sich hier beispielsweise um Verkäufe an Großverbraucher, wie Behörden und Krankenhäuser, oder an gewerbliche Verwender, oder auch um „echten Großhandel", d. h. also um den Absatz an Wiederverkäufer. Die Voraussetzungen des Umsatzsteuergesetzes für den begünstigten Steuersatz müssen dabei vorhanden sein. Der Absatz dieser Art wird zusätzlich erfragt, um für die Auswertung erkennen zu können, ob sich der einzelne Teilnehmer lediglich im reinen Einzelhandelsgeschäft betätigt oder auch noch funktionsmäßig anders gearteten Absatz aufzuweisen hat.
4. Zahl der Einzelverkäufe (Kundenzahl)
Diejenigen Betriebe, denen die entsprechenden organisatorischen Hilfsmittel zur Verfügung stehen, sollen hier die Zahl der Einzelverkäufe angeben, die während des Berichtsmonats getätigt wurden. Wenn die Verkäufe mit Hilfe von Kassenzetteln registriert werden, kann deren Zahl zugrunde gelegt werden. Falls eine Registrierkasse vorhanden ist, dient das Postenzählerergebnis als Grundlage. Es ist darauf zu achten, daß sowohl die Barverkäufe als auch die Kreditverkäufe erfaßt werden. Zahlungseingänge aus Kreditverkäufen dürfen jedoch nicht hinzugezählt werden, da sie sonst doppelt oder bei Ratenzahlungen noch häufiger erfaßt würden.
5. bis 11. Handlungskosten
Die im Monatsbericht erfaßten Handlungskosten sollen sich lediglich auf das Handelsgeschäft und gegebenenfalls auch auf den Werkstattbetrieb erstrecken, soweit dieser nicht de Eigenproduktion dient. Die Kosten etwaiger Eigenproduktion sind also nicht einzusetzen, da sie die Vergleichbarkeit zu stark stören würden. Die Kosten sind grundsätzlich in dem Monat zu melden, in dem sie tatsächlich bezahlt worden sind. Das gilt insbesondere für die Steuern, die in dem Monat gemelde werden sollen, in dem sie gezahlt worden sind. Allerdings sollen kurzfristige Verschiebungen, die zufällig entstanden sind, wie beispielsweise eine Gehaltszahlung für Januar, die erst am 1. Februar erfolgt ist, in den zutreffenden Berichtsmonat, d. h. also in diesem Falle in den Monat Januar, eingeordnet werden. Die Erfassung der Handlungskosten folgt betriebswirtschaftlichen Grundsätzen. Neben den effektiv anfallenden Kosten müssen aus Gründen einer guten Vergleichbarkeit auch die sogenannten kalkulatorischen Kosten erfaßt werden. Dazu zählen der Unternehmerlohn für den oder die im Betriebe tätigen Inhaber, das Entgelt für ohne Gehalt mithelfende Familienangehörige und der Mietwert für eigene Räume. Dagegen werden im Rahmen der monatlichen Erhebungen Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen für Eigenkapital nicht erfaßt, da sie der Einfachheit halber lediglich jährlich im Firmen-Jahresbericht erhoben werden. Soweit zu den Erläuterungen im Monatsberichtsbogen noch zusätzliche Erklärungen zum Ausfüllen der Handlungskostenpositionen notwendig sind, werden sie nachstehend mitgeteilt.
5. Personalkosten (Gehälter und Löhne)
Hier werden alle im Laufe des Berichtsmonats bezahlten Personalkosten einschließlich der sozialen Lasten ausgewiesen. Sofern ins Gewicht fallende Sachleistungen vorhanden sind, z. B. für Kost und Logis, sind diese - in DM umgerechnet - ebenfalls einzusetzen. Sondervergütungen an das festangestellte Personal wie Tantiemen, Gratifikationen und Prämien sind ebenfalls anzugeben. Wenn selbständige Vertreter oder Buchhaltungs- und Steuerhelfer regelmäßig herangezogen werden, sind die Provisionen bzw. die sonstigen Vergütungen ebenfalls bei den Personalkosten zu erfassen, nicht aber die für Werbehelfer (siehe Position 9). Sofern Gehaltszahlungen für mehrere Monate gleichzeitig erfolgen, sind sie anteilmäßig auf die einzelnen Monate zu verteilen.
6. Entgelt für nichtentlöhnte Tätigkeit des Inhabers und seiner Familie (Unternehmerlohn)
Das Entgelt für die nichtentlöhnte Tätigkeit des Inhabers und seiner im Betriebe mitarbeitenden Familienangehörigen, das bei Einzelfirmen, Offenen Handelsgesellschaften und Kommandit-Gesellschaften nicht unter Personalkosten verbucht wird, ist als kalkulatorischer Kostenbetrag einzusetzen. Es handelt sich dabei lediglich um eine Vergütung für tätige Mitarbeit, also die Erfüllung laufender Arbeitsleistung im Betriebe, die der oder die Inhaber bzw. deren mithelfende Familienangehörige ausüben. Nicht im Betriebe tätige Mitarbeiter, also beispielsweise Gesellschafter, die ihres Alters wegen sich von der Mitarbeit zurückgezogen haben, sind bei der Berechnung des kalkulatorischen Unternehmerlohnes nicht zu berücksichtigen. Eine Vergütung für die Unternehmerinitiative, das Unternehmerrisiko und die Bereitstellung des Kapitals ist hier nicht zu erfassen. Maßstab für die zutreffende Höhe des Unternehmerlohnes ist das Gehalt, das man einem gleichwertigen Geschäftsführer bzw. bei den mithelfenden Familienangehörigen einem Angestellten in gleicher Tätigkeit auszahlen müßte. Um eine einheitliche Handhabung dieser kalkulatorischen Vergütung herbeizuführen, sind in Zusammenarbeit mit den Verbänden des Einzelhandels die nachfolgenden Sätze ausgearbeitet worden, die nach der Höhe des Jahresabsatzes gestaffelt sind.
Sind in einer Firma mehrere Inhaber tätig, so ist der Jahresabsatz durch ihre Zahl zu teilen und der auf jeden Inhaber entfallende Anteil gemäß der obigen Tabelle zu berechnen.
Die mithelfenden Familienangehörigen sind so einzustufen, wie es nach der örtlichen Tarifordnung üblich wäre. Falls es sich nur um teilbeschäftigte Personen handelt, ist die kalkulatorische Vergütung entsprechend niedriger anzusetzen. "Wenn auf Grund besonderer betrieblicher Gegebenheiten andere Sätze für den Unternehmerlohn als die angeführten angemessen erscheinen, wird um Mitteilung an das Institut gebeten.
7. Miete
Beim Einsetzen der Miete muß unterschieden werden zwischen den Betrieben, die sich in fremden Räumen und denen, die sich in eigenen Räumen befinden. Bei fremden Räumen ist die effektiv gezahlte Miete einzusetzen. Bei eigenen Räumen muß der Vergleichbarkeit wegen ein geschätzter kalkulatorische Mietwert aufgeführt werden. Die Einschätzung, die jeder Betrieb selbst vornehmen muß, richtet sich nach der Höhe der Miete, die für Räume in gleichem Umfange und in gleicher Lage an fremde Vermieter gezahlt werden müßte. Bei eigenen Räumen dürfen Aufwendungen für Grundstücke und Gebäude, also beispielsweise Grundsteuer, Reparaturen, bei den Handlungskosten nicht gemeldet werden, insbesondere auch nicht unter Position 10 „Alle übrigen Kosten", da sie durch den Mietwert abgegolten sind.
Raumkosten für Heizung, Licht, Reinigung usw. fallen sowohl bei eigenen als auch bei fremden Räumen nicht unter die Position „Miete". Sie sind vielmehr unter Position 10 „Alle übrigen Kosten" einzusetzen.
8. Steuern
Die Meldung über die Steuern bezieht sich nur auf die im Laufe des Monats gezahlten betrieblichen Steuern, d. h. also auf Umsatzsteuer und Gewerbesteuer. Die Kraftfahrzeugsteuer wird wegen der unterschiedlichen Ausstattung der einzelnen Betriebe mit Kraftfahrzeugen nicht bei der Steuerposition, sondern bei der Position 10 „Alle übrigen Kosten" eingesetzt. Die persönlichen Steuern des oder der Inhaber sind auf keinen Fall einzusetzen, also beispielsweise Einkommensteuer, Vermögensteuer, Kirchensteuer, Soforthilfeabgabe. Ferner sind Körperschaftsteuer und Grundsteuer ebenfalls nicht anzugeben. Verbandsbeiträge usw. sind keine Steuern und daher der Position 10 hinzuzurechnen.
9. Reklamekosten
Hier sind die Sachkosten für "Werbung auszuweisen, also beispielsweise Kosten für Dekorationsmaterial, Inserate, "Werbeprospekte, ferner die Honorare, die an Werbehelfer bzw. Dekorateure gezahlt werden, sofern diese nicht im eigenen Betriebe angestellt sind. Die Personalkosten für das festangestellte Betriebspersonal, also etwa für Dekorateure, sind unter der Position 5 „Personalkosten" anzuführen.
10. Alle übrigen Kosten
Diese Sammelposition für alle übrigen Kosten enthält diejenigen Betriebsausgaben, die in den Positionen 5 bis 9 nicht enthalten sind, also beispielsweise Ausgaben für Büromaterial, Porti, Fernsprechgebühren usw. Die Kraftfahrzeugsteuer für Betriebsfahrzeuge ist hier mit anzugeben. Entnahmen des Inhabers für private Zwecke gehören nicht zu den Handlungskosten und sind unter Position 10 nicht aufzuführen. Die "Warenbezugskosten, die im Zusammenhang mit dem "Wareneinkauf anfallen, sind nicht hier anzugeben, sondern der "Warenbeschaffung (Position 2) zuzurechnen.
Wiederaufbaukosten und Ausgaben für Neuanschaffungen von Einrichtungsgegenständen, Maschinen usw. sind nicht einzusetzen, da es sich hier um aktivierungspflichtige Anschaffungen handelt, von denen lediglich die Abschreibungen als Kosten berücksichtigt werden. Das gilt auch für die sogenannten geringwertigen Güter, die im Anschaffungsjahr voll abgeschrieben werden. In beiden Fällen sind diese Abschreibungen aber nicht hier unte der Position 10 des Firmen-Monatsberichtes anzugeben, sondern bei dei Position Abschreibungen des Firmen-Jahresberichtes. Ebenso sind die Zinsen für Eigenkapital nur im Firmen-Jahresbericht einzusetzen.
11. Gesamtkosten
Hier ist die Addition der Kosten-Positionen 5 bis 10 einzusetzen. Da die Abschreibungen un die Zinsen für Eigenkapital noch fehlen, sind die dem Berichtsmonat zuzumessenden Handlungskosten noch unvollständig.
Vergleich der Positionen 2, 3 und 11 mit dem Vorjahrsmonat
Für die drei Positionen des Monatsberichtsbogens, nämlich die Warenbeschaffung (Position 2), den Warenabsatz (Position 3) und die Gesamtkosten (Position 11) sind nicht nur die Zahlen des Berichtsmonats, sondern auch die des entsprechenden Vorjahrsmonat in die dafür vorgesehene Spalte einzutragen. Für alle übrigen Positionen sind Vorjahrszahlen nicht erforderlich. Die vorgesehenen drei Vergleiche sollen einen Einblick in die betriebliche Entwicklung vermitteln. Der Vergleich wird nicht mit dem Vormonat, sondern mit dem Vorjahrsmonat durchgeführt, weil der kurzfristige Vergleich mit dem Vormonat zu stark durc die Saisonentwicklung beeinflußt würde. Es ist besonders darauf zu achten, daß die Zahlen für die Vorjahrsmonate ihrem Inhalt nach den Zahlen des Berichtsmonats entsprechen. Wenn also beispielsweise bei der Warenbeschaffung im Berichtsmonat die Bezugskosten enthalten sind, so müssen sie auch in die Zahl des Vorjahrsmonats einbezogen werden. Bei den Handlungskosten ist es besonders wichtig, die kalkulatorischen Kostenarten, also Unternehmerlohn und Mietwert, nicht nur im Berichtsmonat, sondern auch im Vorjahrsmonat zu berücksichtigen. Diejenigen Betriebe, die sich bereits ein Jahr hindurch am Betriebsvergleich beteiligen, entnehmen die Vorjahrszahlen ohne Mühe aus den in ihrem Besitz befindlichen Zweitexemplaren der vorjährigen Monatsberichte.
Zahlen für den Vergleich mit den Vorjahrsmonaten dürfen aber nur dann eingesetzt werden, wenn ein wirklicher Vergleich auch möglich ist. Die Betriebssituation darf sich also inzwischen nicht durch außerhalb einer normalen Entwicklung liegende Einflüsse wesentlich verändert haben. Veränderungen dieser Art können beispielsweise sein: Wiederaufbau mit erheblicher Betriebsvergrößerung und Verkaufsflächenvergrößerung, Umzug in ein neues Geschäftslokal und eine andere Ortslage, räumliche und personelle Einschränkungen des Geschäftsbetriebes, sofern sie nicht im Zuge der normalen Entwicklung liegen. Würden bei Vorliegen derartiger Umstände trotzdem Vorjahrszahlen gemeldet, so würden diese den Vergleichswert der Betriebsvergleichszahlen erheblich mindern, da sie anormale Entwicklungen widerspiegeln.
Für die Auswertungsarbeiten, die mit größter Beschleunigung durchgeführt werden, ist es erwünscht, daß die Firmen ihre Monatsberichte so schnell wie nur möglich ausfüllen und in dem ihnen! mit den Berichtsbogen übersandten Rückumschlag an das Institut für Handelsforschung senden. Spätestens sollen die Monatsberichte am 12. des dem Berichtsmonat folgenden Monats zurückgeschickt werden. Zu spät eintreffende Monatsberichte können in die monatliche Auswertung nicht mehr einbezogen werden, so daß die betreffenden Firmen ihre Ergebnisse nicht in der monatlichen Betriebsvergleichstabelle des Instituts vorfinden. Die gemeldeten Zahlen finden vielmehr erst in den Jahrestabellen Berücksichtigung.
Die am Betriebsvergleich beteiligten Firmen haben nur einmal im Monat eine Sendung an das Institut durchzuführen: Die Einsendung des Firmen-Monatsberichtes bis spätestens 12. des Monats. Sie erhalten vom Institut ebenfalls einmal im Monat eine Sendung, und zwar in den ersten Tagen jedes Monats die folgendes enthält:
1. Die Tabellen mit den Betriebsvergleichszahlen des vorliegenden Monats,
2. die Berichtsbogen für den letzten Monat in zwei Exemplaren (ein Exemplar geht spätestens bis zum 12. an das Institut, das zweite bleibt beim Betrieb),
3. ein Briefumschlag für die Rücksendung des Firmen-Monatsberichtes.
In ihrer Eigenschaft als Mitglieder der Gesellschaft zur Förderung des Instituts erhalten die Firmen außerdem die „Mitteilungen des Instituts für Handelsforschung an der Universität zu Köln" unberechnet zugesandt.
Die Zusendung des Konjunkturtestes und Konjunkturspiegels erfolgt gesondert für die Betriebe, die sich an der Konjunkturberichterstattung beteiligen (siehe S. 168).
Während die Firmen-Monatsberichte als Grundlage für diejenigen Auswertungen des Institut dienen, die den Betrieben in den monatlichen Tabellen der Betriebsvergleichszahlen zur kurzfristigen Information über die Entwicklung zur Verfügung gestellt werden, hat der jährliche Firmenbericht die Aufgabe, die Unterlagen für den langfristigen Vergleich zu liefern.
Der Jahresbericht wird ebenso wie die Monatsberichte lediglich mit der Kennummer des Betriebes gekennzeichnet. Damit ist auch bei ihm die Geheimhaltung der betrieblichen Zahlen in vollem Umfange gewährleistet.
Der Jahresberichtsbogen stellt im wesentlichen eine Zusammenfassung der bereits im Monatsberichtsbogen enthaltenen Positionen dar. Da die meisten Fragen des Jahresberichtsbogens denen des bereits erläuterten Monatsberichtes entsprechen, ist es nicht erforderlich, auf sie nochmals einzugehen. Sofern sie jedoch inhaltlich von ihnen abweichen oder neu hinzutreten, werden sie nachstehend erläutert.
Zahl der im Jahre durchschnittlich beschäftigten Personen
Die Personengliederung ist etwas ausführlicher als im Monatsbericht anzugeben, wobei im Gegensatz zum Monatsbericht die teilbeschäftigten Personen bereits mit dem ihrer Arbeitsinanspruchnahme entsprechenden Zeitanteil einzusetzen sind, der jeweils auf volle Zehntel abzurunden ist. Die männlichen und weiblichen Beschäftigten sind getrennt anzugeben. Zugrunde gelegt wird der durchschnittliche Personalstand des Jahres.
Beschaffungswege (Bezug der Wareneingänge)
Die Frage zielt auf den Anteil des Warenbezuges bei den verschiedenen Lieferantengruppen. Da in der Regel in den Betrieben bei der Verbuchung des Wareneingangs eine entsprechende Unterscheidung nicht getroffen wird, ist die Angabe von sorgfältig geschätzten Prozentsätzen ausreichend. Im Hinblick auf die wirtschaftspolitische Bedeutung der Frage muß sie so genau wie nur möglich beantwortet werden.
Kreditverkäufe
Die Kreditverkäufe werden als Unterposition des Gesamtabsatzes im Hinblick auf die Bedeutung, die das Kreditgeschäft in vielen Branchen hat, besonders erfaßt. Dabei sollen die Kreditverkäufe möglichst in DM eingesetzt werden. Notfalls genügt die Angabe des geschätzten Prozentanteils der Kreditverkäufe am Gesamtabsatz.
Außenstände aus Kreditverkäufen am 31. Dezember
Ebenfalls werden die Außenstände bei den Kunden erfaßt. Dabei sind nicht nur die ausstehenden Raten der Teilzahlungsverkäufe zu berücksichtigen, sondern auch die sonstigen Kredite, zu denen ebenfalls die kurzfristigen Kredite zählen, das heißt das sogenannte Anschreiben.
Zinsen für Eigenkapital
Die Kapitalkonten des Inhabers oder der Gesellschafter sind mit 4 % zu verzinsen. Dabei is der Gewinn oder Verlust des laufenden Jahres nicht zu berücksichtigen. Veränderungen im Kapitalbestand, die im Laufe des Geschäftsjahres eingetreten sind, sind dem Zeitpunkt der Veränderung entsprechend zu berücksichtigen, d.h. also, daß eine am 1. Juli durch Einzahlung vorgenommene Kapitalerhöhung mit dem halben Jahreszinssatz zu verzinsen ist. Der Zinssatz von 4 % gilt im Einvernehmen mit den zuständigen Organisationen des Einzelhandels gleichmäßig für alle Branchen.
Abschreibungen
Es sind nur die Abschreibungen auf Anlagegüter und Forderungen auszuweisen. Abschreibungen auf Grundstücke und Gebäude werden nicht erfaßt, da sie bereits durch den Mietwert abgegolten sind. Den Abschreibungen auf Inventar sind auch die geringwertigen Wirtschaftsgüter zuzurechnen, die den steuerlichen Vorschriften entsprechend bereits im Anschaffungsjahr im vollen Umfange abgeschrieben werden können. Allerdings dürfen diese Abschreibungen dann nicht unter den Handlungskosten erfaßt werden, da sie sonst doppelt Berücksichtigung finden würden. Entsprechend der Buchhaltungspraxis der Betriebe werden die Abschreibungen auf das Warenlager als Abschreibungen nicht besonders ausgewiesen, sondern durch eine entsprechend niedrigere Bewertung des Lagers berücksichtigt.
Warenlagerbestände
Zur Berechnung der Lagerumschlagsgeschwindigkeit werden die Bestände an Waren am ersten und am letzten Tage des Geschäftsjahres erfaßt. Die Lagerbestände sind zum bilanzmäßig ausgewiesenen Inventurwert einzusetzen, der vom Einkaufswert der Waren ausgeht und um sämtliche Wertminderungen bereits gekürzt ist. Es werden also, wie bereits bei der Erläuterung der Abschreibungen ausgeführt, die Wertminderungen an den Waren durch einen entsprechend niedrigeren Ansatz des Inventurwertes erfaßt.
Neben den regelmäßigen monatlichen Betriebsvergleichserhebungen durch die Firmen-Monatsberichte und den zusammenfassenden Jahreserhebungen führt das Institut nach Bedarf Sondererhebungen durch, um auf diese Weise den Teilnehmern am Betriebsvergleich zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten zu schaffen. Diese Erhebungen erstrecken sich entweder auf Fragen, die alle Branchen angehen, oder beschränken sich auf Spezialfragen einzelner Branchen.
Eine allgemeine Sondererhebung ist die Feststellung des Umfangesder Kreditgeschäfte, die regelmäßig für den letzten Monat jedes Quartals vorgenommen wird. Im Hinblick auf den Umfang des Kreditgeschäftes in vielen Branchen und die damit verbundene Höhe der Außenstände finden die so ermittelten Betriebsvergleichszahlen große Beachtung. In dem Firmen-Sonderbericht über das Kreditgeschäft, der jeweils zusammen mit dem Firmenberich des betreffenden Monats den Betriebsvergleichsteilnehmern übermittelt wird, wird gefragt, wie sich der Absatz nach Bar- und Kreditgeschäften gliedert. Die Angaben sind in absoluten DM-Beträgen oder geschätzten Prozenten zu machen.
Bei den Kreditverkäufen wird weiter gefragt, ob ihnen Kredite zugrunde liegen, die in Verbindung mit Teilzahlungs-Finanzierungs-Instituten gewährt worden sind, ob es sonstige Teilzahlungsverkaufe auf Grund besonderer Teilzahlungsverträge sind, oder ob sonstige Kreditarten (offene Buchkredite, Anschreiben) vorliegen. Außerdem ist die Höhe der Außenstände am Quartalsletzten anzugeben. Da der Warenabsatz von den meisten Betrieben ohnedies buchungsmäßig in der erfragten Aufgliederung erfaßt wird, macht die Beantwortung keine größeren Schwierigkeiten. Auch die Übersicht über die Außenstände am Quartalsultimo wird sich jeder Betrieb aus Kontrollgründen im eigenen Interesse verschaffen.
Die Auswertung über das Kreditgeschäft geht den Betriebsvergleichsteilnehmern zusammen mit der allgemeinen Monatstabelle des entsprechenden Monats zu. Der vom Institut bearbeitete Kreditbericht enthält die Durchschnittsergebnisse sämtlicher am Betriebsvergleich des Einzelhandels beteiligten Branchen unter Angabe der Zahl der berichtenden Betriebe. Jeder Betriebsvergleichsteilnehmer kann sich auf diese Weise informieren, wie in seinem Betriebe das Kreditgeschäft im Vergleich mit der gesamten Branche und auch mit anderen Branchen ausgeübt wird. Dabei ist auch die Beobachtung der Entwicklung des Kreditgeschäftes wichtig, das nach den Erfahrungen der letzten Jahre nicht unerheblichen Schwankungen unterworfen ist.
Neben dieser vierteljährlich sich wiederholenden Zusatzbefragung aller Betriebsvergleichsteilnehmer über den Umfang des Kreditgeschäftes sind bisher nach Bedar noch gelegentliche oder einmalige Zusatzerhebungen vorgenommen worden, sofern ein besonderes Interesse daran vorlag. Sie bezogen sich beispielsweise auf die quantitative Erfassung des Absatzes, so z. B. in der Fahrradbranche, in. der der Absatz nicht nur wertmäßig beobachtet, sondern in Form einer Zusatzbefragung auch mengenmäßig erfaßt wird.
Alle diese Zusatzerhebungen haben die Aufgabe, den Erkenntniswert der Betriebsvergleichszahlen zu verbessern, jedoch beschränken sich diese zusätzlichen Fragen jeweils auf wenige leicht zu beantwortende. Ihre Beantwortung ist außerdem freigestellt. Da sie jedoch nur geringe Mehrarbeit verursachen, beteiligen sich fast alle Teilnehmer, was wiederum dem Werte der Ergebnisse zugute kommt.