Anleitung für das Auswerten der monatlichen und jährlichen Betriebsvergleichstabellen des Instituts
von Prof. Dr. Rudolf SeyffertNur die Beteiligung am Betriebsvergleich eröffnet die Möglichkeit, die betrieblichen Leistungen des eigenen Betriebes mit denen anderer Betriebe in bezug auf die entscheidenden Umsatz- und Kostenzahlen vergleichen zu können. Die monatlichen Vergleichszahlentabellen des Instituts für Handelsforschung sind daher für die teilnehmenden Betriebe ein durch nichts zu ersetzendes Hilfsmittel für die Beurteilung ihrer betrieblichen Situation,, für das Erkennen von Schwächen und Fehlerquellen. Erst aus dem gründlichen Studium und der richtigen Auswertung der Tabellen erwächst jene klare Erkenntnis der eigenen Betriebslage, die Voraussetzung für eine rationellere Gestaltung des Betriebes ist. Für denjenigen, der zum erstenmal eine solche Monatstabelle in Händen hält, kann es gewisse Schwierigkeiten bereiten, von vornherein alles für ihn Wesentliche zu erkennen. Deshalb sollen die folgenden Ausführungen einige erste Hinweise füi die Interpretation geben.
Mit Hilfe der Kennummer ist zunächst der eigene Betrieb in der Tabelle zu suchen. Die Zeile, in der sich die Betriebsvergleichszahlen des eigenen Betriebes befinden, wird am besten rot unterstrichen. Obwohl die Zahlen des eigenen Betriebes dem einzelnen Teilnehmer bekannt sind, da er sie ja selbst in den Monatsberichtsbogen eingetragen hat, ist es wichtig, sich insbesondere die Spalten 10-18 der Monatstabelle näher anzusehen, in denen die von dem Betrieb gemeldeten Zahlen zu Vergleichszahlen umgerechnet zu finden sind.
Der Anteil des Großhandelsabsatzes in Spalte 10 läßt erkennen, wieviel Prozent des gesamten Absatzes nicht im normalen Einzelhandelsgeschäft getätigt wurden. Der Absatz je beschäftigte Person (Spalte 11) spiegelt die monatliche Personalleistung wider, die im Hinblick auf den Erfolg der Verkaufsbemühungen durch den Absatz je Kunde (Spalte 12) ergänzt wird. Die Beobachtung der betrieblichen Entwicklung ist besonders aufschlußreich. Ihr dienen die drei folgenden Spalten 13-15 der Tabelle und die Spalte 18. Aus ihnen läßt sich ablesen, wie sich der Betrieb gegenüber dem entsprechenden Vorjahrsmonat bzw. beim Absatz auch gegenüber dem Monatsdurchschnitt 1949, dem Basisjahr des Vergleichs, entwickelt hat. Bei den in der Tabelle ausgewiesenen Prozentzahlen dieser vier Spalten ist zu beachten, daß nicht die Erhöhung oder Verminderung gegenüber den Vergleichsmonaten angegeben wird, sondern daß das Ergebnis des Berichtsmonats in Prozenten des Vergleichsmonats, der gleich 100 gesetzt ist, ausgedrückt wird. Wenn beispielsweise der Warenabsatz im Berichtsmonat in Prozenten des Vorjahrsmonats 104% beträgt, so bedeutet das nicht eine Zunahme von 104%, sondern lediglich von 4%. Beträgt der Warenabsatz in Prozenten des Vorjahrsmonats 87%, so bedeutet das eine Abnahme des Absatzes gegenüber dem entsprechenden Vorjahrsmonat von 13%.
Für eine wirtschaftliche Betriebsgestaltung sind die Handlungskosten besonders bedeutsam. In der Monatstabelle werden in den Spalten 16 und 17 von den verschiedenen Kostenarten die besonders charakteristischen Personalkosten (Position 5 des Firmen-Berichtsbogens, also ohne Unternehmerlohn) und dann die Gesamtkosten (Position 11 des Firmen-Berichtsbogens) in Prozenten des Absatzes wiedergegeben. Damit ist der im Handel übliche Maßstab für die Beurteilung der Handlungskosten gewählt worden. Man muß bei der Auswertung berücksichtigen, daß die Prozentsätze bei einer schwankenden Umsatzentwicklung sich zwangsläufig stark verändern, zumal der größte Teil der Kosten im Einzelhandel fix ist und unabhängig vom Umsatzwert anfällt. Die Vergleichszahlen für Miete, Steuern, Reklamekosten, Abschreibungen und Eigenzinsen werden nur in den jährlichen Betriebsvergleichstabellen mitgeteilt.
Nach der Durchsicht der Betriebsvergleichszahlen des eigenen Betriebes empfiehlt es sich, diese den Durchschnittsergebnissen der Größenklassen und der gesamten Branche bzw. Teilbranche gegenüberzustellen. Durch diesen Vergleich erkennt man, wie sich der eigene Betrieb gegenüber der allgemein herrschenden Entwicklung verhalten hat. Besonders wichtig ist hier der Vergleich hinsichtlich der in den Spalten 11 bis 18 ausgewiesenen Zahlen. Man erkennt insbesondere auch an den Entwicklungszahlen gegenüber dem Vorjahrsmonat, ob der eigene Betrieb der allgemeinen Entwicklung folgt oder nicht. Das ist hinsichtlich der Absatzentwicklung gegenüber dem Vorjahrsmonat besonders aufschlußreich. Die Entwicklung gegenüber dem Monatsdurchschnitt 1949 ist bei den Durchschnittswerten bzw. Branchen oder Teilbranchen nicht ausgewiesen, da diese Zahl erfahrungsgemäß über den Zeitraum einiger Jahre hinweg durch außerhalb der normalen Betriebsentwicklung liegende Einwirkungen beeinflußt werden kann.
Der Vergleich der Eigenzahlen mit den Vergleichszahlen der Größenklassen bzw. der Branche oder Teilbranche gibt zwar schon eine Reihe instruktiver Auswertungsmöglichkeiten, aber es gilt, sich darüber hinaus die Vorteile der Monatstabellen im vollen Umfang zu eigen zu machen und den unmittelbaren Vergleich mit verwandten Betrieben vorzunehmen. Diese können mit Hilfe der Strukturmerkmale der Spalten 3-6 in der Monatstabelle gefunden werden. Sofern neben dem Einzelhandelsgeschäft eine Werkstatt betrieben wird, muß ferner die Spalte 8 mit der Angabe über die Werkstattpersonen berücksichtigt werden. Das gleiche gilt für den Fall, daß ein Teil des Warenabsatzes zum Großhandelsumsatzsteuersatz verkauft wird, der sich aus der Spalte 10 entnehmen läßt. Da die örtlichen Verhältnisse vielfach nicht unerhebliche Unterschiede der ganzen Betriebsgestaltung nach sich ziehen, müssen diese mit Hilfe der Spalten 3-5 berücksichtigt werden. Kleinere Unterschiede, die sich beispielsweise bei der Ortsgröße oder der Geschäftslage ergeben, kann man durchaus in Kauf nehmen. Dagegen wird ein Betrieb in einer Landgemeinde mit weniger als 2000 Einwohner wohl nur schwer mit einem Betrieb in der Hauptverkehrslage einer Großstadt mit über 300 000 Einwohner zu vergleichen sein. Im Hinblick auf eine gute Vergleichbarkeit ist endlich die Zusammensetzung des Warensortiments von entscheidender Bedeutung. Die in Spalte 6 durch fünf Schlüsselzahlen angegebene Sortimentsgliederung gestattet einen sehr guten Einblick in die hauptsächlich geführten Warengruppen und läßt somit auch erkennen, welche Betriebe in bezug auf die geführten Waren ähnlich gelagert sind.
Hat man mit Hilfe der Strukturmerkmale eine Reihe von Betrieben ermittelt, die dem eigenen besonders ähnlich sind, so wird man die Ergebnisse des eigenen Betriebes mit diesen verwandten Betrieben unmittelbar vergleichen und dar-aus häufig wesentlich wichtigere Erkenntnisse gewinnen als aus dem Vergleich mit den Größenklassen- und Branchenvergleichszahlen.
Es sollen hier nicht alle Punkte im einzelnen erläutert werden, die für die Auswertung der Monatstabellen des Instituts von Bedeutung sein können. Jeder am Betriebsvergleich laufend beteiligte Betrieb wird sehr bald erkennen, auf welche Zahlen es für ihn besonders ankommt. Immer wird er den Vergleich der Absatzentwicklung gegenüber dem Vorjahresmonat (Spalte 13) und dem Monatsdurchschnitt 1949 (Spalte 14) betrachten, da letztlich die Absatzentwicklung für die gesamte Betriebssituation entscheidend ist. Der Absatz je beschäftigte Person (Spalte 11) und der Absatz je Kunde (Spalte 12) wird ergänzend dazu die Verkaufsleistung des Betriebes kennzeichnen. Der Vergleich der Warenbeschaffung mit dem entsprechenden Vorjahrsmonat (Spalte 15) läßt erkennen, wie sich die betrieblichen Dispositionen auf der Einkaufseite entwickelt haben. Die Handlungskosten geben Auskunft über den Grad- der wirtschaftlichen Betriebsgestaltung. Auch hier ist die Entwicklungszahl gegenüber dem Vorjahrsmonat (Spalte 18) wichtig und vor allem im Vergleich mit der Absatzentwicklungszahl (Spalte 13) zu betrachten. Wenn der Warenabsatz um 10% gestiegen ist, die Handlungskosten sich jedoch um 20% erhöht haben, so zeigt sich darin eine nicht unwesentliche Verschlechterung der Kostensituation, deren Ursachen man nachgehen muß.
Um sich auf längere Sicht gute Vergleichsmöglichkeiten zu schaffen, empfiehlt es sich, die wichtigsten Auswertungspositionen des eigenen Betriebes und die entsprechenden Durchschnittsergebnisse der Größenklasse und der Branche in Tabellen einzutragen oder graphisch in Kurven oder Säulen zu veranschaulichen. Mit Hilfe der in Prozenten des Monatsdurchschnittes 1949 angegebenen Absatzentwicklung der Spalte 14 kann sich jeder Betrieb eine fortlaufende Kurve zeichnen, die seine Absatzentwicklung in Form eines Betriebsindexes erkennen läßt.
Die Jahresergebnisse des Betriebsvergleichs werden den beteiligten Firmen in Form einer Jahres-taoelle der Firmen- , der Größenklassen- und der Branchen-Betriebsvergleichszahlen des Instituts mitgeteilt, die in ihrer Anlage den monatlichen Betriebsvergleichstabellen entspricht, jedoch um die zusätzlich durch den Firmen-Jahresberichtsbogen erfragten Angaben erweitert ist. Die Jahrestabelle enthält zusätzlich die Aufteilung der Warenbeschaffung auf die verschiedenen Bezugswege, die Umschlagsgeschwindigkeit des Lagers und die Lagerentwicklung innerhalb des Jahres, den Lagerbestand je beschäftigte Person sowie als Kostenarten Abschreibungen und Zinsen für Eigenkapital. In der Jahrestabelle werden ferner auch sämtliche monatlich erfragten Kostenarten bekannt- gegeben. Somit erhält jeder Teilnehmer mit der Jahrestabelle ein möglichst vollständiges Bild seiner eigenen betrieblichen Lage sowie der Situation bei den übrigen Betrieben. Schließlich kann er auch hier ebenso wie in den Monatstabellen die allgemeine Entwicklung an Hand der Durchschnittswerte seiner Größenklasse und der gesamten Branche bzw. Teilbranche erkennen.
Zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Betriebsgestaltung hat die Jahresauswertung eine noch größere Aussagekraft als die Monatsauswertung. In ihr werden nicht nur durch die zusätzlichen Erhebungspositionen wesentlich mehr Betriebsvergleichszahlen bekanntgegeben als in der Monatsauswertung, sondern sie bietet ferner wegen des Ausgleichs des Saisonablaufs innerhalb eines Jahres ein wesentlich abgerundeteres Bild der betrieblichen Lage, zumal in ihr die Schwierigkeiten der zeitlichen Abgrenzung zwischen den einzelnen Monaten nicht mehr auftreten. Da das System der Anlage der Jahrestabelle dem der ausführlich besprochenen Monatstabelle entspricht, erübrigen sich an dieser Stelle weitere Erläuterungen.
Im Hinblick auf die Bedeutung des Jahresergebnisses des Betriebsvergleichs veröffentlicht das Institut über die Jahrestabellen hinaus in den „Mitteilungen des Instituts für Handelsforschung an der Universität zu Köln" regelmäßig einen Jahresbericht über die Ergebnisse des Betriebsvergleichs des Einzelhandels , der etwa um die Jahresmitte für das abgelaufene Jahr erscheint. In diesem gedruckten Bericht werden keinerlei einzelbetriebliche Zahlen bekanntgegeben. Veröffentlicht werden lediglich die Branchen-, Teilbranchen- und Größenklassendurchschnittsergebnisse aller am Betriebsvergleich des Einzelhandels beteiligten Branchen, aber mit Ausnahme der durchschnittlichen Ergebnisse des Bruttoertrages, die lediglich den Teilnehmern am Vergleich nvertraulich zugestellt
werden. In den übersichtlichen Tabellen des Jahresberichtes werden aber nicht nur die Ergebnisse des Berichtsjahres zusammengestellt, sondern zum Vergleich auch die Ergebnisse der Vorjahre und - soweit Vergleichszahlen vorliegen - auch der Vorkriegsjahre. Neben der den Monatstabellen entsprechenden Größenklassen-Gliederung der Betriebe nach der Zahl der beschäftigten Personen wird im Jahresbericht auch eine Größenklassen-Gliederung nach der Höhe des erzielten Jahresabsatzes in DM vorgenommen. Besonders aufschlußreich sind im Jahresbericht die alle Branchen miteinander vergleichende Wiedergabe der Handlungskosten und eine Reihe zusätzlicher Auswertungen, die den Einfluß der Personalleistung (Personenabsatz in DM) auf die Kostengestaltung zeigen. Das Institut fügt allen Tabellendes Jahresberichtes kurze Erläuterungen bei, die es dem Leser erleichtern sollen, sich ein zutreffendes Bild der Verhältnisse im Berichtsjahr zu verschaffen. Der Jahresbericht wird allen Betriebsvergleichsteilnehmern unberechnet zugestellt.
In der Praxis der Durchführung des Betriebsvergleichs hat sich bereits wiederholt bei Teilnehmern der Wunsch ergeben, über den anonymen Vergleich der Zahlen hinaus mit ähnlich gelagerten Betrieben in eine unmittelbare Verbindung zu treten. Da jeder Betrieb von dem anderen nur die Kennummer kennt, kann die Anbahnung einer direkten Verbindung zwischen zwei Betriebsvergleichsteilnehmern nur durch Vermittlung des Institutsdirektors erfolgen, der im Falle der gegenseitigen Zustimmung die Betriebe miteinander bekannt macht. Es ist den Betrieben dann überlassen, in welchem Umfang sie über den Vergleich der zahlenmäßigen Ergebnisse hinaus in einen direkten Erfahrungsaustausch treten, der sich beispielsweise
auch auf gegenseitige kritische Betriebsbesuche erstrecken kann. Hierin liegt eine Möglichkeit zur Verbesserung der Betriebsvergleichsauswertung, die sich sehr fruchtbringend auf die betriebliche Arbeit auswirken kann, und die zugleich in besonderem Maße die Bedeutung erkennen läßt, die der Betriebsvergleich als Gemeinschaftsarbeit fortschrittlich und betriebswirtschaftlich denkender Kaufleute hat.