Der Erhebungsumfang des Betriebsvergleichs im Großhandel
von Prof. Dr. Rudolf Seyffert1. Grundbericht
Zu Beginn der Betriebsvergleichsarbeiten ist von jedem Teilnehmer ein Grundbericht auszufüllen. Der Grundbericht dient in erster Linie der strukturellen Kennzeichnung der Betriebe. Die Strukturunterschiede der Betriebe sind zur Beurteilung der laufenden Betriebsergebnisse von großer Wichtigkeit. Sofern es die Zahl der teilnehmenden Betriebe zuläßt, erfolgt auf Grund besonders wichtiger Merkmale eine Einteilung in Auswertungsgruppen. Darüber hinaus werden eine Reihe von Strukturmerkmalen in die Auswertungstabelle aufgenommen, um den Betrieben eine bessere Beurteilung der Zahlen des abgelaufenen Berichtszeitraumes zu ermöglichen. Die Grundberichte dienen dem Institut auch als Hilfsmittel zur Beurteilung der in den laufenden Berichten enthaltenen Zahlenangaben.
Die Positionen des Grundberichtes gliedern sich in solche, die einen gleichbleibenden oder nur bedingt veränderlichen Charakter haben, wie beispielsweise Standort und Rechtsform, und in solche, die veränderlicher Natur sind, jedoch für einen gewissen Zeitraum zumeist nur geringfügigen Verschiebungen unterliegen. Dazu zählen etwa die Sortimentszusammensetzung oder der Abnehmerkreis. Wegen der letztgenannten Positionen müssen die Grundberichte in größeren Zeitabständen neu ausgefüllt werden. In der Regel füllen die Betriebsvergleichsteilnehmer zu Beginn eines jeden Jahres den Grundbericht aus, wobei die Situation des vorangegangenen Jahres wiederzugeben ist. Die Angaben dienen dann während des laufenden Jahres in allen Auswertungstabellen zur Kennzeichnung der Struktur der einzelnen Betriebe.
Da die starke Spezialisierung und die unterschiedliche Funktionsausübung im Großhandel sich auch in starkem Maße in der Struktur der Betriebe äußern, weisen die Grundberichte der einzelnen Branchen noch stärkere Abweichungen auf als die laufenden Berichte. Die Zahl der für alle Branchen in gleicher Weise erhobenen Positionen ist sehr gering. Eine Reihe von Fragen stimmen zwar ihrem Inhalt nach überein, sind jedoch den Besonderheiten der Branche entsprechend unterschiedlich formuliert worden. Die Zahl der Positionen im Grundbericht beträgt durchschnittlich zehn. Die Antworten sind zum Teil vorgedruckt, so daß nur die zutreffende zu unterstreichen ist. Wie bei allen Betriebsvergleichsfragebogen entfällt auch im Grundbericht die Angabe des Firmennamens. Im Kopf des Grundberichts wird lediglich die Kennummer eingesetzt.
Im Rahmen dieser Schrift können die Grundberichte sämtlicher am Betriebsvergleich beteiligten Großhandelsbranchen nicht gesondert behandelt werden. Dies würde auch zu einer Wiederholung der materiell einheitlich erhobenen Positionen führen. Nachstehend wird daher ein genereller Überblick über sämtliche Grundberichtspositionen gegeben.
a) Um den Standort betreffenden Grundberichtspositionen
Um die Standortseinflüsse erkennbar zu machen, wird im Grundbericht das Land erfragt, in dem sich der Betrieb befindet. Die Gliederung erfolgt hierbei nach den Bundesländern. Darüber hinaus können bestimmte Standorte, die für einzelne Branchen besonders kennzeichnend sind, zusätzlich berücksichtigt werden. Neben der legionalen kann auch die lokale Lage (im Hauptgeschäftsviertel, im Vorort, in einer Hauptstraße, in einer Nebenstraße usw. gelegen) von Interesse sein. Dies betrifft in erster Linie Großhandelsbranchen mit starkem Einzelhandelsabsatz. Ferner kann auch die Größe des Standortes von Bedeutung sein. Die Frage nach der Ortsgröße erfolgt in der Regel in der Gliederung: bis 100 000, 100 000 bis 300 000, über 300 000 Einwohner.
b) Die Rechtsform des Betriebes
Die Frage nach der Rechtsform des Betriebes dient dem Institut in erster Linie zur Überprüfung der kalkulatorischen Kostenposition Unternehmerlohn. Um die Vergleichbarkeit der Personalkosten zwischen Kapital- und Personalgesellschaften nicht zu beeinträchtigen, ist in den laufenden Beriehtsbogen für die tätigen Inhaber der Personalgesellschaften ein Entgelt einzusetzen, das dem Gehalt eines Geschäftsführers in gleicher Tätigkeit entspricht. Bei Nichtausfüllen dieser Kostenposition kann an Hand des Grundberichtes festgestellt werden, ob es sich bei der berichtenden Firma um eine Kapitalgesellschaft handelt oder ob die Erfassung des Unternehmerlohnes irrtümlich unterlassen worden ist.
c) Die Den Absatz kennzeichnenden Grundberichtspositionen
In der Auswertung sind die Betriebe der besseren Vergleichbarkeit wegen nach Absatzgrößenklassen gruppiert. Zur Einteilung der Betriebe dient hierbei jeweils der erzielte Gesamtabsatz des vorangegangenen Jahres und nicht etwa der Absatz des jeweiligen Berichtsquartals. Hierdurch wird erreicht, daß die Veränderungen in der Absatzhöhe von Jahr zu Jahr zwar Berücksichtigung; finden, bei den Quartalsauswertungen im Laufe eines Jahres jedoch eine kontinuierliche Auswertung der Betriebe in der gleichen Größenklasse gewährleistet ist.
Neben dem Gesamtabsatz wird bei zahlreichen Branchen im Grundbericht auch die Aufgliederung des Absatzes nach Warengruppen erfragt, da die Sortimentszusammensetzung ein wichtiges Merkmal für die Kennzeichnung des Betriebscharakters ist. Die unterschiedliche Zusammensetzung des Warensortiments kann von so großem Einfluß auf die Betriebsgebarung sein, daß die Vergleichbarkeit nur dann gewährleistet ist, wenn die Betriebe entweder nach dem geführten Sortiment in Auswertungsgruppen eingeteilt werden oder aber die Sortimentsaufgliederung in der Auswertungstabelle ausgewiesen wird. Als Grundlage für die Beantwortung der Frage nach dem geführten Sortiment wird die Zusammensetzung des Absatzes im letzten abgelaufenen vollen Geschäftsjahr verwendet. Da die Grundberichte von Jahr zu Jahr neu erhoben werden, finden auch die Änderungen in der Sortimentszusammensetzung Berücksichtigung. Zur Erleichterung sind beim Ausfüllen dieser Fragen keine DM-Beträge, sondern nur Prozentzahlen anzugeben, die notfalls auch geschätzt sein können.
Zur Kennzeichnung des Absatzmarktes der Betriebe werden auch einige die Abnehmerstruktur betreffenden Fragen gestellt. Im Vordergrund steht hierbei die Frage nach der Zusammensetzung des Abnehmerkreises. Infolge der verschiedenartigen Formen des Großhandels ist die Gliederung der Abnehmer von Branche zu Branche unterschiedlich. Folgende Hauptabnehinergruppen können unterschieden werden:
1) Einzelhandel,
2) Handwerker,
3) Ambulante Händler,
4) andere Großhandlungen,
5) Industrie
6) Großverbraucher
7) Letztverbraucher
Neben der Aufgliederung des Abnehmerkreises ist für die Beurteilung der betrieblichen Leistung auch die Entfernung der Kunden, d. h, der Absatzradius des Betriebes sowie die Zahl de r Kunden wichtig. Die Fragen nach der Aufgliederung der Abnehmer in Entfernungszonen und der Zahl der Kunden werden daher bei einigen Branchen mit erfaßt.
Zur Kennzeichnung des Betriebscharakters ist auch die Form der Verkaufsdurchführung bei einzelnen Branchen ein wesentliches Moment. Zwischen einem Betrieb, dessen Absatz fast ausschließlich im Reisegeschäft und einem Betrieb, dessen Absatz überwiegend im Lagergeschäft getätigt wird, ist ein Vergleich der betrieblichen Zahlen nur dann möglich, wenn die Form der Verkaufsdurchführung in der Auswertungstabelle erkennbar ist. Die Erfassung dieser Frage ist im Grundbericht den branchenindividuellen Gegebenenheiten angepaßt. Die Hauptformen der Verkaufsdurchführung sind das Lager-, das Reise- und das Versandgeschäft, wobei unter Lagergeschäft der Verkauf am Lager, unter Reisegeschäft der auf Verkaufsreisen unmittelbar getätigte Absatz oder aber die eingebrachten Aufträge und unter Versandgeschäft der Absatz auf Grund schriftlicher Bestellungen zu verstehen sind. Da die meisten Betriebe die Aufgliederung des Absatzes nach der Form der Vetkaufsdurchführung nicht wertmäßig erfassen, müssen hier notfalls möglichst exakt geschätzte Prozentsätze angegeben werden.
Eine weitere Grundberichtsposition, die sowohl die Absatz- als auch die Beschaüfungsseite des Betriebes betrifft, ist die Frage, ob der Großhandel in Form des Lager- oder des Streckengeschäftes (d. h. ohne Lagerberührung der Ware) durchgeführt wird. Die sich hieraus ergebenden Unterschiede in der Kostensituation sind zumeist so groß, daß ein Vergleich nur dann möglich ist, wenn die Betriebe entweder in Auswertungsgruppen eingeteilt werden, oder aber zumindest eine Kennzeichnung in der Auswertungstabelle erfolgt.
d) Die die Warenbeschaffung kennzeichnenden Grundberichtspositionen
Die Beobachtung der Beschaffungsseite tritt naturgemäß gegenüber der der Absatzseite etwas in den Hintergrund. Aus diesem Grunde sind es insgesamt nur zwei Grundberichtspositionen, die die Beschaffung betreffen. Einmal die Frage nach der Aufgliederung der Warenbeschaffung nach Bezugsquellen (von Herstellern, anderen Großhändlern, aus eigener Fabrikation usw.) und zum andern die Frage nach der Zahl der Lieferanten. Da auch hier die Angabe genauer Zahlen schwierig ist, genügen exakte Schätzungen.
e) Die die Nebenbetriebe und Nebenfunktionen kennzeichnenden Grundberichtspositionen
Eine weitere Grundberichtsposition ist die Frage nach Nebenbetrieben, z. B. Fabrikations- oder Verarbeitungsabteilung, Abpackabteilung, Einzelhandelsgeschäft usw. oder nach Nebenfunktionen, etwa nach Agenturgeschäften auf Provisionsbasis. Der Betriebsvergleich setzt die Vergleichbarkeit der Betriebe voraus. Die Vergleichbarkeit aber wird in starkem Maße beeinträchtigt, wenn dem Großhandelsbetrieb noch Nebenbetriebe angeschlossen sind oder Nebenfunktionen erfüllt werden, die funktionell und kostenmäßig nicht abgegrenzt werden können. Um Fehlschlüsse zu vermeiden, muß daher in den Auswertungstabellen auf das Vorhandensein von Nebenbetrieben und die Ausführung von Nebeniunktionen hingewiesen werden.
f) Sonstige Grundberichtpositionen
Über die aufgeführten Positionen hinaus werden im Grundbericht noch eine Reihe anderer Fragen erhoben, die in erster Linie dem Zwecke dienen, dem Institut bei der Auswertung der betrieblichen Zahlen Anhaltspunkte zu geben. Eine Zusammenstellung dieser zusätzlichen Fragen ist nachstehend wiedergegeben.
1) Befinden sich Ihre Geschäftsräume in eigenen oder in fremden Gebäuden?
2) Wie setzt sich Ihr Fuhrpark zusammen?
3) Welchen Anteil an der Fuhrleistung haben fremde Fahrzeuge?
4) Besitzt Ihr Betrieb einen eigenen Gleisanschluß?
5) Über welche Organisation verfügen Sie in Ihrer Buchhaltung?
6) Gehört Ihr Betrieb einer Einkaufsorganisation an?
7) In welchem Jahr wurde Ihr Betrieb gegründet?
S) Hat sich Ihr Betrieb durch Wiederaufbau oder Umzug oder sonstige nicht zum normalen Wachstum des Betriebes gehörende Umstände seit dem 1.1.1952 (Januar des Vorjahres) in bemerkenswertem Umfang verändert?
9) Sind Ihrem Betrieb Filialen angeschlossen? Wenn ja, wieviele? und wie sind sie beim Betriebsvergleich zuberücksichtigen?
10) Führen Sie sonstige Merkmale an, die Ihrem Betrieb eine besondere Note geben und für den Betriebsvergleich von Bedeutung sind.
Von den aufgeführten Fragen werden lediglich die Fragen 8 und 9 in allen Grundberichten erhoben, während die übrigen zumeist nur bei einzelnen Branchen erfragt werden. Die Art, wie die Filialen zu behandeln sind, ist für die Auswertung wichtig. Der Betriebsvergleichsteilnehmer muß sich entscheiden, ob die Filialen mit dem Hauptgeschäft zusammen oder aber jede Filiale einzeln als Betrieb für sich erfaßt werden sollen.
2. Die laufende Berichterstattung durch den Quartalbericht
Der Erkenntniswert der Betriebsvergleichsergebnisse ist von der materiellen und formellen Korrektheit der laufenden Berichterstattung durch die Betriebe abhängig. Die Genauigkeit, mit der die betrieblichen Zahlen erfaßt werden, wird allein durch den einzelnen Betriebsvergleicfasteilnehmer bestimmt. Die Richtigkeit der Betriebsvergleichszahlen kann jedoch auch durch eine unterschiedliche Auslegung der Fragebogenpositionen oder aber durch eine abweichende Kontenabgrenzung in der Buchhaltung beeinflußt werden.
Der Quartalsbericht ist das Hauptformular der laufenden Berichterstattung. Ergänzt wird der Quartalsbericht durch einen Jahresbericht, in dem die sich nur aus dem Jahresabschluß ergebenden Zahlen zusätzlich Berücksichtigung finden. Bereits einleitend wurde darauf hingewiesen, daß im Süßwarengroßhandel, um eine Anpassung an die Saison zu erreichen, der Erhebungszeitraurn nicht das Quartal, sondern das Tertial ist und daß der Textilgroßhandel zusätzlich zur Quartals- und Jahresanswertung eine Monats-, Halbjahres- und Dreivierteljahresauswertung durchführt. Da jedoch der Monatsbericht lediglich eine Einschränkung des Quartalsberichtes auf einige besonders wichtige Positionen ist, die Tertiais-, Halbjahres- und Dreivierteljahresberichte sich nur im Erhebungszeitraum, nicht aber in den Erhebungspositionen vom Quartalsfragebogen unterscheiden, reicht die Erläuterung des Quartalsberichtes und der Zusatzpositionen des Jahresfragebogens aus, um den gesamten Erhebungsumfang des Großhandelsbetriebsvergleichs zu berücksichtigen.
Auf Seite 254 und 255 ist das Formular eines Quartalsberichtes abgedruckt. Wie der Grundbericht, so beginnt auch der Quartalsbericht mit der Kennummer. Deren Eintragung darf nicht übersehen werden, da die Einordnung der Berichtsbogen ausschließlich auf der Kennummer basiert. Im einzelnen werden folgende Positionen erhoben:
a) Die Zahl der beschäftigten Personen
Die Erfassung der beschäftigten Personen erfolgt aufgegliedert in folgende Beschäftigtengruppen:
1) Tätige Inhaber
2) Mithelfende Familienangehörige
3) Angestellte (ohne Reisende)
4) Festangestellte Reisende
5) Arbeiter
6) Lehrlinge und Anlernlinge
7) Kurzarbeitende (halbtags-, tags- oder stundenweise beschäftigt)
8) Zahl der nicht festangestellten Handelsvertreter, soweit sie überwiegend für den eigenen Betriebtätig sind.
Mit Hilfe der Zahl der beschäftigten Personen wird der Absatz je beschäftigte Person errechnet. Kurzarbeitende und Lehrlinge werden hierbei nur halb gezählt. Die Bewertung der Personen wird jedoch nicht vorn auszufüllenden Betrieb, sondern vom Institut vorgenommen. Der Betrieb hat also im Fragebogen sowohl die Lehrlinge als auch die Kurzarbeitenden voll zu zählen. Die Aufgliederung der beschäftigten Personen dient dem Institut weiterhin als Hilfsmittel bei der Überprüfung der Zahlenangaben für Personalkosten, Unternehmerlohn und Provisionen. Bei den meisten Branchen werden nur die Werte des reinen Großhandelsbetriebes erfragt; somit sind auch nur die beschäftigten Personen einzusetzen, die im Großhandelsbetrieb tätig sind. Bei den Branchen jedoch in denen der Anschluß von Fabrikationsabteilungen oder von Einzelhandelsgeschäften üblich und eine Trennung von Großhandelsgeschäft und Nebenfunktionen schlecht möglich ist, werden in der Regel die Werte des gesamten Betriebes erfaßt. In diesem Falle ist auch bei den beschäftigten Personen die Gesamtzahl aller Beschäftigten einzusetzen.
b) Der Absatz
Die Frage nach dem Gesamtabsatz ist die wichtigste Erhebungsposition des Betriebsvergleichs. Zwar wird der Gesamtabsatz in DM bei den meisten Großhandelsbranchen nicht in die Auswertungstabelle mit aufgenommen, er dient jedoch als Grundlage für die Berechnung fast aller übrigen Vergleichszahlen. Die einheitliche Erfassung des Absatzes ist daher Grundvoraussetzung für die Richtigkeit der Betriebsvergleichsergebnisse. Unter Absatz ist der Warenausgang zu Verkaufspreisen zu verstehen. Hierbei sind unabhängig von den Zahlungseingängen sämtliche im Berichtszeitraum erfolgten Warenausgänge zu erfassen. Abzusetzen sind die Kundenretouren und die Gutschriften, nicht dagegen die von den Kunden in Anspruch genommenen Skonti. Die Skonti werden infolge ihrer besonderen Widitigkeit für die Beurteilung der Liquiditätslage des Betriebes in einer zusätzlichen Position getrennt ausgewiesen. Auch die an Kunden gewährten Boot sind nicht vom Gesamtabsatz abzusetzen; sie werden im Rahmen der Jahresauswertung besonders erfaßt.
Um die monatliche Absatzentwicklung beurteilen zu können, wird bei einzelnen Branchen der Gesamtabsatz des Berichtsquartals aufgegliedert nach Monaten erfaßt.
Da eine kurzfristige Ermittlung der Aufgliederung des Absatzes nach Warengruppen oder nach dem Abnehmerkreis bei vielen Betrieben nur schwer durchzuführen ist, erfolgt die Erfassung bei den meisten Branchen nur von Zeit zu Zeit im Grundbericht. Bei einzelnen Branchen wird jedoch auch eine Aufgliederung des Quartalsabsatzes nach Warengruppen oder nach dem Abnehmerkreis durchgeführt.
Eine weitere Erhebungsposition im Bereich des Absatzes bezieht sich auf den Anteil des Reiseabsatzes am Gesamtabsatz.
Neben dem Gesamtabsatz des Berichtsquartals wird auch der Absatz des gleichen Vorjahrs quartals erfaßt. Auf diese Weise soll ein Einblick in die Betriebsentwicklung vermittelt werden. Der Vergleich wird nicht mit dem Vorquartal sondern mit dem gleichen Vorjahrsquartal durchgeführt, um die Saisonentwicklung auszuschalten. Beim Ausfüllen des Absatzes im Vorjahrsquartal ist besonders darauf zu achten, daß die Erfassungsmethode der des Berichtsquartals entspricht. Der Absatz des Vorjahrsquartals soll jedoch nur dann eingesetzt werden, wenn die Vergleichbarkeit nicht durch außergewöhnliche Umstände beeinträchtigt wird. Die Betriebssituation darf sich also inzwischen nicht durch außerhalb einer normalen Entwicklung liegende Einflüsse, etwa Wiederaufbau mit erheblicher Betriebsvergrößerung oder Umstellung auf ein anderes Warensortiment usw. verändert haben. Die Entwicklungszahlen der Betriebe, die derartige Veränderungen aufweisen sind nicht mit denen anderer Betriebe vergleichbar und würden den Aussagewert der Durchschnittsergebnisse beeinträchtigen.
c) Die Zahl der Ausgangsrechnungen
Zur Berechnung des Durchschnittsabsatzes je Rechnung wird die Zahl der Rechnungen erfragt. Da infolge der unterschiedlichen Abrechnung der einzelnen Finnen die Vergleichbarkeit der Position Absatz je Rechnung beeinträchtigt werden kann, ist die Zahl der Rechnungen bei allen Firmen einheitlich wie folgt zu erfassen: Gegenstand des Vergleichs ist die durchschnittliche Größe der Einzellieferung. Im Normalfall dürfte für eine Lieferung auch eine Rechnung ausgestellt werden. Werden jedoch für eine Lieferung mehrere Rechnungen ausgestellt, so sind diese zusammengefaßt anzugeben d. h. also als eine Rechnung zu betrachten. Werden umgekehrt mehrere Lieferungen zugleich abgerechnet, so sind entsprechend der Zahl der Lieferungen mehrere Rechnungen anzugeben.
d) Die Höhe der Außenstände bei Kunden
Um die Kreditsituation beurteilen zu können, wird die Höhe der Außenstände bei Kunden erfaßt. Da die Ermittlung der durchschnittlichen Höhe der Außenstände bei den meisten Betrieben mit großen Schwierigkeiten verbunden ist, wird nur die Höhe der Außenstände am Ende des Berichtsquartals erfragt, d. h, also der Saldo des Debitorenkontos. Im Betriebsvergleich des Textilgroßhandels wird in einer zusätzlichen Position neben der Hohe der Außenstände auch die Höhe der Wechselforderungen ermittelt.
e) Die Höhe der Verpflichtungen an Lieferanten
Für die Erfassung der Verpflichtungen gilt im Grundsatz das gleiche was bereits bei der Position Höhe der Außenstände gesagt worden ist. Hier ist der Saldo des Kreditorenkontos am Ultimo des Berichtszeitraums anzugeben. Auch hier sind die Wechselverpflichtungen nidit im Fragebogen mit aufzunehmen.
f) Die Skonti
Entsprechend dem Kontenrahmen des Großhandels werden die Skonti auch im Rahmen des Betriebsvergleichs gesondert als
1) an Kunden gewährte Skonti
2) von Lieferanten erhaltene Skonti erfaßt.
g) Die Warenbeschaffung
Zur Beobachtung der Einkaufsdispositionen wird bei den Betriebsvergleichserhebungen auch die Warenbeschaffung erfragt. Der Wareneingang ist zu Einstandspreisen, d. h. zuzüglich aller Bezugskosten wie Frachten, Rollgelder, Zölle, Porti usw. einzusetzen. Werden Einkaufsprovisionen gezahlt, so sind diese ebenfalls im Einstandpreis zu erfassen, nicht dagegen die Einkaufsreisespesen, die wie Kosten behandelt werden und in der Position Kosten für Werbung und Reise auszuweisen sind. Die von Lieferanten erhaltenen Skonti und Boni sind von der Warenbeschaffung nicht abzusetzen, da sie — ebenso wie die Kundenskonti und -boni — im Quartals- bzw. Jahresbericht besonders erhoben werden. Die Warenbeschaffung ist um die Retouren an Lieferanten sowie die von Lieferanten erfolgten Gutschriften zu kürzen.
Neben der Gesamtwarenbeschaffung des Berichtsquartals wird bei einzelnen Branchen auch die monatliche Beschaffung ermittelt. Mit Hilfe dieser Zahlen wird vom Institut eine fortlaufende monatliche Beschaffungskurve berechnet.
Bei einer Reihe von Branchen, bei denen eine Aufgliederung der Sortimentszusammensetzung auf der Absatzseite nur mit großen Schwierigkeiten durchzuführen ist, wird im Quartalsbericht die Warenbeschaffung aufgegliedert nach Warengruppen erfragt.
Wie beim Absatz, so wird auch bei der Warenbeschaffung zur Berechnung der Entwicklung die Beschaffung des gleichen Vorjahrsquartals erhoben. Auch hier muß besonders darauf geachtet werden, daß die Erhebungsmethode im Berichtsquartal und im Vorjahrsquartal übereinstimmt. So müssen beispielsweise die in der Warenbeschaffung des Berichtsquartals enthaltenen Bezugskosten auch in die Angabe für das Vorjahrsquartal mit einbezogen werden.
Eine zusätzliche Position im Rahmen der Warenbeschaffung ist die Frage nach den Beschaffungswegen (von Herstellern, von anderen Großhändlern, durch gemeinschaftlichen Einkauf usw.). Die Erfassung kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Entweder wird die gesamte Warenbeschaffung prozentual auf sämtliche Beschaffungswege aufgegliedert oder aber es wird ein bestimmter Beschaffungsweg besonders ermittelt. So wird bei einigen Branchen, bei denen das Importgeschäft üblich ist, der Anteil des Importes an der gesamten Warenbeschaffung erfragt. Hierbei sind jedoch nur die Waren anzugeben, die vom Betriebe selbst direkt importiert, und nicht etwa von einem Importeur bezogen worden sind.
h) Der Warenlagerbestand
Die Umschlagsgeschwindigkeit des Warenlagers ergibt sich durch Division des Absatzes durch den durchschnittlichen Lagerbestand. Aus diesem Grunde wird der Lagerbestand im Betriebsvergleich mit erfaßt. Bei einzelnen Branchen wird der Lagerbestand quartalsweise ermittelt. Da jedoch die Erfassung im Jahresbericht üblich ist, wird auf diese Erhebungsposition bei der Erläuterung des Jahresberichtes eingegangen.
i) Die erfaßten Kostenarten
Die Vergleichbarkeit der Kostenarten und der Gesamtkosten setzt bei allen Betrieben eine einheitliche Ermittlung voraus. Um den Betriebsvergleichsteilnehmern das Ausfüllen der Kostenpositionen zu erleichtern, ist die Gliederung nach Kostenarten im Grundsatz entsprechend dem Kontenrahmen des Großhandels vorgenommen worden. Neben den effektiv anfallenden Kosten müssen aus Gründen der Vergleichbarkeit auch die sogenannten kalkulatorischen Kosten erfaßt werden. Dazu zählen: Das Entgelt für die nichtentlöbnte Mitarbeit des oder der Inhaber (Unternehmerlohn), das Entgelt für die ohne Gehalt mithelfenden Familienangehörigen und der Mietwert für eigene Räume. Die kalkulatorischen Zinsen für Eigenkapital werden dagegen, da ihre kurzfristige Feststellung den Betrieben zu große Schwierigkeiten bereiten würde, der Einfachheit halber lediglich im Jahresbericht erhoben. Das gleiche gilt für die Abschreibungen. Eine genaue Erfassung der Kosten im Berichtsquartal würde eine Abgrenzung der entstandenen Kosten auf die Aufwandsperiode notwendig machen, d. h. beispielsweise die einmalig im Jahr gezahlte Kraftfahrzeugversicherung müßte anteilig auf die vier Quartale verteilt werden. Da jedoch eine solche Abgrenzung von vielen Betrieben nicht durchgeführt werden kann, sind — abgesehen Ton den kalkulatorischen Kosten — einheitlich von allen Firmen die Kosten zu melden, die effektiv im Berichtsquartal gezahlt worden sind. Dies gilt insbesondere für die Steuern, die in dem Quartal gemeldet werden sollen, in dem sie abgerechnet worden sind. Allerdings sollen kurzfristige Verschiebungen, die zufällig entstehen, wie beispielsweise eine Gehaltszahlung für März, die erst am 1. April erfolgt ist, in dein zutreffenden Berichtsquartal, in diesem Falle also im I. Quartal berücksichtigt werden.
Neben den Gesamtkosten des Berichtsquartals werden auch die Gesamtkosten des gleichen Vorjahrsquartals erhoben. Einen Aussagewert hat die sich ergebende Kostenentwicklung aber nur dann, wenn die Zahlen des Vorjahrsquartals in der gleichen Weise gemeldet werden, wie die des Berichtsquartals. Es ist vor allem darauf zu achten, daß die kalkulatorischen Kosten auch im Vorjahrsquartal ebenso wie im Berichtsquartal Berücksichtigung finden.
Folgende Kostenarten werden im Quartalsbericht des Großhandels erfaßt:
1. Personalkosten
In dieser Position sind die Löhne und Gehälter für das gesamte im Betrieb beschäftigte Personal einschließlich der gesetzlichen und der freiwilligen sozialen Aufwendungen einzusetzen. Auch die Gehälter für Reisende gehören in die Position Personalkosten. Nicht einzusetzen sind dagegen die Provisionen der nicht festangestellten Handelsvertreter sowie die über das Fixum hinausgehenden Provisionen der Reisenden. Diese werden in einer besonderen Position erfaßt. Um den Ansatz des Unternehmerlohnes kontrollieren zu können, ist dieser ebenfalls nicht in den Personalkosten, sondern getrennt auszuweisen.
2. Entgelt für die nicht entlöhnte Mitarbeit des Inhabers und seiner Familienangehörigen(Unternehmerlohn)
Das Entgelt für die nicht entlöhnte Tätigkeit des Inhabers und seiner im Betrieb mitarbeitenden Familienangehörigen ist bei Einzelfirmen, offenen Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften einzusetzen, um einen Vergleich mit Kapitalgesellschaften zu ermöglichen, bei denen für die gleiche Tätigkeit angestellte Kräfte mit festem Gehalt verwendet werden. Maßstab für die zutreffende Höhe des Unternehmerlohnes ist daher das Gehalt, das man einem gleichwertigen Geschäftsführer bzw. bei den mithelfenden Familienangehörigen einem Angestellten in gleicher Tätigkeit auszahlen müßte. Eine Vergütung für die Unternehmerinitiative, das Unternehmerrisiko und die Bereitstellung des Kapitals ist im Unternehmerlohn nicht zu erfassen.
3. Raumkosten
In dieser Position sind neben der Miete auch alle sonstigen Kosten für Geschäftsräume wie Reinigung, Instandhaltung, Licht und Heizung zu erfassen. Personalkosten für Reinemachefrauen, Pförtner usw. sind jedoch nicht hier, sondern in die Position Personalkosten mit einzusetzen. Wird der Geschäftsbetrieb in eigenen Räumen durchgeführt, so muß aus Gründen einer guten Vergleichbarkeit ein geschätzter kalkulatorischer Mietwert angesetzt werden. Als Mietwert ist ein Betrag einzusetzen, der gezahlt werden müßte, wenn die Räume in gleichem Umfang und in gleicher Lage von fremden Vermietern gemietet wären.
4. Steuern und Zwangsabgaben
Es sind nur die betrieblichen Steuern und Zwangsabgaben zu melden, die im Berichtszeitraum gezahlt und als Geschäftsunkosten steuerlich anerkannt sind, z.B.: die Umsatzsteuer, die Gewerbesteuer und die Berufsschulbeiträge. Nicht erfaßt werden dürfen dagegen die gewinnabhängigen und die persönlichen Steuern der Inhaber, wie Einkommen-, Körperschaft-, Vermögensteuer, Notopfer Berlin und Lastenausgleichsabgaben sowie Investitionshilfe. Die Kraftfahrzeugsteuer ist aus Gründen der Vergleichbarkeit nicht in der Position Steuern und Zwangsabgaben, sondern in der Position Kosten des Fuhrund Wagenparks auszuweisen. Da die Mitgliedschaft zur Handelskammer und sonstigen Berufsverbänden freiwillig ist, gehören die Beiträge nicht zu den Steuern und Zwangsabgaben; sie werden vielmehr bei den allgemeinen Verwaltungskosten mit erfaßt.
5. Nebenkosten des Finanz- und Geldverkehrs
Zu den Nebenkosten des Finanz- und Geldverkehrs gehören, mit Ausnahme der Zinsen, der Diskontaufwendungen und der Bankprovisionen mit Zinscharakter alle die mit dem Geld- und Überweisungsverkehr zusammenhängenden Spesen und Gebühren, z. B. Wechselstempel, von der Bank in Rechnung gestellte Porti und Spesen, Gebühren für Überweisungshefte, Inkasso- und Bürgschaftsübernahme durch Banken usw. Auch die Bankumsatzprovisionen sind hier mit zu erfassen.
6. Kosten für Werbung und Reise
In diese Position sind sämtliche Sachkosten für Werbung sowie die Reisespesen einschließlich der Spesenzuschüsse für Reisende einzusetzen. Dagegen sind die Gehälter für Reisende, die Provisionen und die Kosten für Reisetourenfahrzeuge hier nicht auszuweisen. Im einzelnen sind in dieser Position zu erfassen: Werbedrucksachen, Inserate, Reklamekosten, Reisespesen, der Betriebsinhiaber, der Reisenden und sonstiger Betriebsangehöriger, sonstige Kosten für Reisezwecke wie MusterkofTer, Musterbeutel, Kataloge usw.
7. Provisionen
Hier sind nur die Provisionen für die Verkaufstätigkeit, jedoch keine Einkaufsprovisionen einzusetzen, da diese im Einstandspreis der Ware mit enthalten sind. Neben den Provisionen für nicht festangestellte Vertreter sind auch die Provisionen auszuweisen, die den festangestellten Reisenden über ihr Fixum hinaus gezahlt werden.
8. Transport- und Verpackungskosten
In dieser Kostenart werden sämtliche Kosten für nicht betriebseigene Transportmittel, Z.B.Transportkosten für fremde Spediteure, Bahn- und Postgebühren für Warentransporte usw. sowie die Verpackungskosten erfaßt, soweit sie nicht zum Einstandspreis zu rechnen sind.
9. Kosten des Fuhr- und Wagenparks
Im Gegensatz zu der Position Transportkosten sind hier die Sachkosten, die durch den eigenen Fuhr- und Wagenpark entstehen, anzugeben. Hierzu gehören auch die Reparaturen, Kraftfahrzeugsteuern und Kraftfahrzeugversicherungen. Die Abschreibungen auf Kraftfahrzeuge sind jedoch nicht in dieser Position zu erfassen, da sie in der Position Abschreibungen im Jahresbericht ermittelt werden. Auch die Löhne für das Fahrpersonal sind nicht bei den Kosten des Fuhr- und Wagenparks, sondern bei den Personalkosten auszuweisen.
10. Allgemeine Verwaltungskosten und sonstige Kosten
In dieser Sammelposition sind die Kosten auszuweisen, die in den übrigen Kostenarten nicht erfaßt worden sind. Nicht einzusetzen sind jedoch die Abschreibungen und die Zinsen für Ligenkapital, da diese im Jahresbericht erfaßt werden, sowie die Grundstückskosten und -abgaben, welche durch den kalkulatorischen Mietwert abgegolten werden. Es ist besonders darauf zu achten, daß nur betriebliche Kosten erfaßt werden und nicht etwa Unkosten, die die privaten Belange des Unternehmers betreffen, beispielsweise private Versicherungen oder private Rechtsmittelkosten. Der Hauptbestandteil dieser Kostenposition dürften die Bürounkosten, z. B, Bürobedarf, Schreibmaterial, Porti, Telegramme und Fernsprechgebühren sein. Weiterhin sind zu erfassen: Die Beiträge für Handelskammer und Berufsverbände, die Versicherungen (außer Kraftfahrzeugversicherung), Rechtsmittelkosten usw. Es ist darauf zu achten, daß in dieser Position keine Kosten ausgewiesen werden, die im Grundsatz bei den bereits aufgeführten Kostenarten anzugeben sind.
11. Zinsaufwendungen für Fremdkapital nach Abzug der Zinserträge
Neben den Zinsen sind in dieser Position auch die Diskontaufwendungen und die Bankprovisionen mit Zinscharakter zu berücksichtigen.
h) Die Kostenstelle Reisetouren
Zur Beurteilung der Kostensituation im Großhandel ist neben einer Betrachtung der Kostenarten auch eine Untersuchung der besonders wichtigen Kostenstelle Reisetouren notwendig. Die Gliederung der Kosten nach dem Kontenrahmen des Großhandels läßt zwar die Höhe der Provisionen, nicht jedoch die übrigen Reisekosten erkennen, da sie in den einzelnen Kostenarten mit den übrigen Kosten zusammengefaßt sind. Aus diesem Grund ist im Fragebogen bei den zutreffenden Kostenarten neben der Gesamtbetragsspalte eine 2, Spalte hinzugefügt, in der der Anteil der Kosten der Reisetouren noch einmal gesondert auszuweisen ist. Im folgenden ist erläutert, welche Bestandteile der einzelnen Kostenpositionen als Reisekostenanteile zu erfassen sind.
Personalkosten
Gehälter und Löhne für Reisende und Kraftfahrer für Reisetourenfahrzeuge.
Unternehmerlohn
Hier ist in der Reisekostenspalte ein Betrag auszuweisen, der dein Anteil der Reisetätigkeit des Unternehmers an seiner Gesamttätigkeit entspricht.
Kosten für Werbung und Reise
Reisespesen und Ausgaben für Musterkollektionen usw.
Provisionen
Diese Position ist in ihrer ganzen Höhe auch bei den Reisekosten auszuweisen.
Kosten des eigenen Fuhr- und Wagenparks
Sämtliche Kraftwagenbetriebskosten der für Verkaufsreisen eingesetzten Personenkraftwagen, einschließlich der Kraftfahrzeugsteuer und Kraftfahrzeugversicherung.
Allgemeine Verwaltungskosten
Porti. Telefongebühren usw., die sich aus dem Reiseabsatz ergeben.
Sind die Kosten der Reisetouren in der Buchhaltung nicht getrennt erfaßt, was vor allem bei den Kraftwagenbetriebskosten der Fall sein dürfte, so sind exakte Schätzungen vorzunehmen. Würden beispielsweise 2/3 der Personenkraftwagen für Reisetouren und 1/3 für andere Zwecke eingesetzt, so wären 2/3 der Betriebskosten der Personenkraftwagen als Reisekosten auszuweisen.
l) Sonstige Postitionen des Quartalsberichtes
Neben den bereits erläuterten Positionen kann der Quartalsbericht noch einige zusätzliche Fragen enthalten. Diese Zusatzfragen werden einzelnen Branchen, entsprechend ihren besonderen Erfordernissen, hinzugefügt. Nachfolgend sind diese Positionen wiedergegeben und soweit wie notwendig erläutert.
1. Die Zahl der Reisetage
Summe der Reisetage sämtlicher im Reiseverkauf eingesetzten Personen. Auf Grund der Zahl der Reisetage und der besonders ermittelten Kosten für Reisetouren werden die Ausgaben je Reisetag berechnet.
2. Die Zahl der Eingangsrechnungen
Die Zahl der Einkaufsrechnungen wird ermittelt, um mit Hilfe der Warenbeschaffung den durchschnittlichen Betrag je Rechnung feststellen zu können.
3. Die Summe der Kundenretouren
4. Die Höhe der Wechselforderungen
5. Die Höhe der Wechselverpflichtungen
6. Die Tonnenzahl des zur Auslieferung der Ware eingesetzten Fuhrparks
Durch Division des Absatzes durch die zur Auslieferung eingesetzte Tonnenzahl ergibt sich der Absatz je Tonne Transportraum.
7. Die Aufgliederung der Warenbescnafrung zu Einstandspreisen in:
a) Einkaufspreise
b) Bezugskosten
Die Zahlen zur Beantwortung dieser Zusatzfragen sind zum Teil ohne Schwierigkeiten der Buchhaltung zu entnehmen. Sofern das jedoch nicht möglich ist, beispielsweise bei der Frage nach der Zahl der Reisetage und nach der Tonnenzahl der zur Auslieferung der Ware eingesetzten LKWs, genügt die Angabe möglichst exakter Schätzungen.
3. Der Jahresbericht
Neben dem Quartalsbericht, der als Grundlage für die Auswertungen dient, die den Betrieben einen kurzfristigen Überblick über den Betriebsablauf geben, wird ein Jahresbericht erhoben. In der Jahresauswertung werden die Schwankungen der Quartalsergebnisse ausgeglichen, ferner wird durch Hinzufügen einiger sich nur aus der Jahresabrechnung ergebenden Auswertungspositionen das Bild vervollständigt.
Da sämtliche Positionen des Quartalsberichtes in den Jahresbericht übernommen werden, brauchen diese nicht noch einmal erläutert zu werden. Über den Erhebungsumfang des Quartalsberichtes hinaus werden folgende Positionen im Jahresbericht noch zusätzlich erfaßt.
a) Abschreibungen
In der Position Abschreibungen sind die Abschreibungen auf Inventar, auf Fahrzeuge und auf Forderungen einzusetzen. Die Abschreibungen auf Gebäude dürfen dagegen hier nicht ausgewiesen werden, da sie bereits durch den kalkulatorischen Mietwert abgegolten sind. Auch die Abschreibungen auf das Warenlager sind bier nicht zu erfassen, da sie als Wertminderung bei der Inventur am Ende des Jahres Berücksichtigung finden.
b) Zinsen für Eigenkapital
Die Zinsen für Eigenkapital werden in Ansatz gebracht, um den Vergleich zwischen Betrieben, die mit vorwiegend Eigenkapital und solchen, die in starkem Maße mit Fremdkapital arbeiten, zu verbessern, Der Ansatz von Eigenkapitalzinsen ist notwendig, da auch die Fremdkapitalzinsen erfaßt werden. Um ein einheitliches Ausfüllen der Kostenposition Zinsen für Eigenkapital zu gewährleisten, sind von allen Betrieben 4 % des Bestandes der Kapitalkonten auch Sonderkapitalkonten (Wertberichtigungskonto usw.) am Ende des Berichtsjahres einzusetzen.
c) Boni
Eine weitere zusätzliche Position des Jahresberichtes sind die von Lieferanten erhaltenen und die an Kunden gewährten Boni. Es handelt sich hierbei um die in Form eines besonderen Mengen- oder Treuerabatts usw. erfolgten Preisnachlässe, welche der Großhändler seinen Kunden gewährt oder von seinen Lieferanten erhalten hat, und die in der Regel am Ende des Jahres abgerechnet werden.
d) Lagerbestand
Bereits bei der Erläuterung des Quartalsberichts wurde auf die Erfassung des Lagerbestandes hingewiesen. Da eine quartalsweise Ermittlung der Lagerbestände für viele Betriebe eine starke Arbeitsbelastung mit sich bringt, erfolgt die Erhebung bei fast allen Branchen nur im Jahresbericht. Um die Lagerumschlagsgeschwindigkeit berechnen zu können, muß der durchschnittliche Lagerbestand des Berichtsjahres ermittelt werden. Der am einfachsten zu berechnende, jedoch der ungenaueste Durchschnittswert ist das arithmetische Mittel aus Lageranfangs- und -endbestand. Ein wesentlich besserer Wert ergibt sich, wenn die Lagerbestände am Anfang des Jahres und am Ende jedes Monats addiert und die Summe durch 13 geteilt wird. Die Lagerbestände sind zum Inventurwert anzusetzen, der vom Einkaufswert der Ware ausgeht und um sämtliche Wertminderungen bereits gekürzt ist. Es werden also, wie bei den Abschreibungen schon erwähnt wurde, die Wertminderungen an den Waren, durch einen entsprechend niedrigeren Ansatz des Inventurwertes erfaßt.