Die Grundlagen der Erhebung und Auswertung
von Prof. Dr. Rudolf Seyffert1. Zweck des Betriebsvergleichs
Unter dem Einfluß der starken Konkurrenz ist für den Großhandelsbetrieb der Gegenwart eine sorgliche Beobachtung aller Möglichkeiten der ökonomischen Betriebsgestaltung lebensnotwendig. Um Abweichungen vom normalen Geschäftsablauf und etwa auftretende Mängel erkennen zu können, muß das Betriebsgeschehen einer ständigen Kontrolle unterzogen werden. Die persönliche Betriebsüberwachung durch den Inhaber muß dort, wo der Umfang des Geschäftes und die Vielgestaltigkeit der betrieblichen Funktionen einen ausreichenden Überblick nicht mehr gestatten, durch eine entsprechende Auswertung der Buchhaltung und Statistik ergänzt werden. Durch eine gut organisierte Buchhaltung oder eine klug angelegte Statistik ist bereits ein wesentlicher Schritt auf dem Wege zur Rationalisierung des Betriebes getan. Was jedoch auch nicht fehlen darf, ist ein Vergleichsmaßstab, um die Zahlen des eigenen Betriebes richtig beurteilen zu können. Die Tatsache, daß der Absatz des Betriebes gestiegen und die Kosten zurückgegangen sind, genügt beispielsweise nicht, um ein positives Urteil zu fällen; denn ein Absatzanstieg und eine Kostensenkung können durch konjunkturelle oder sonstige außerbetriebliche Ursachen hervorgerufen worden sein. Es kann zum Beispiel zu Fehlurteilen führen, wenn ein Betrieb einen Absatzanstieg von 10% gegenüber dem Vorjahre aufweist und ihm unbekannt ist, daß im Durchschnitt der Branche der Absatz um 20% angestiegen, ist. Erst wenn neben den eigenen Zahlen auch die Zahlen anderer Betriebe zur Verfügung stehen, ist der Rückschluß möglich, ob die Situation und die Entwicklung des eigenen Betriebes auch im Vergleich mit anderen Betrieben günstig ausgefallen ist. Den Maßstab dazu bietet somit der Betriebsvergleich an.
Grundlage für den Betriebsvergleich sind die sich aus der Buchhaltung und der Statistik der Betriebe ergebenden Zahlen. Hierbei können nicht sämtliche Betriebszahlen herangezogen werden, sondern nur die zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit des Betriebes wichtigen. Die Beobachtung der Umsätze, der Lagerbewegung, der Kosten und der Kreditverhältnisse steht daher besonders im Vordergrund. Da der Erfolg im Handelsbetrieb vor allem durch die Tätigkeit des Personals bestimmt wird, ist auch die Personalleistung eine wichtige Vergleichsposition.
Der Betriebsvergleich bietet den beteiligten Betrieben einmal die Durchschnittswerte der Branche insgesamt. Um den in stark unterschiedlicher Umsatzhöhe liegenden Störungsfaktor auszuschalten, werden die Betriebe zusätzlich nach Absatzgrößenklassen geordnet. Auch die sich für die Größenklassen ergebenden Durchschnittswerte werden den Betriebsvergleichsteilnehmern zur Verfügung gestellt. Bereits der Vergleich mit diesen Durchschnittswerten ermöglicht dem Betrieb wichtige Rückschlüsse auf seine Situation und läßt ihn seine Schwächen erkennen. Darüber hinaus spiegeln die über längere Zeiträume hinweg betrachteten Durchschnittswerte die konjunkturelle Entwicklung wider. Obwohl der Vergleich mit den Durchschnittswerten bereits wichtige Rückschlüsse vermittelt, ist für den Betrieb der Vergleich seiner Zahlen mit denen gleichartiger Betriebe noch wesentlich wertvoller. Aus diesem Grunde müssen neben den Durchschnittswerten auch die Einzelwerte sämtlicher beteiligten Betriebe ausgewiesen werden. Durch die Kennzeichnung der Struktur, beispielsweise im Hinblick auf Sortimentszusammensetzung, Abnehmerkreis oder Nebenfunktionen, können gleichgelagerte Betriebe ermittelt werden. Die gleichartigen Betriebe bieten naturgemäß den besten Vergleichsmaßstab. Der einzelbetriebliche Vergleich ermöglicht es, die Geschäftssituation in ihren Einzelheiten zu untersuchen und die Ursachen ungünstiger Ergebnisse zu erkennen.
So ist der Betriebsvergleich im Streben nach einer wirtschaftlichen Gestaltung des Betriebsablaufs für den Großhandelskaufmann ein wichtiges Hilfsmittel, das seinen Blickwinkel über den eigenen Bereich hinaus erweitern soll. Die Aufgabe einer unmittelbaren Beseitigung der betrieblichen Mängel kann der Betriebsvergleich zwar nicht erfüllen; sind jedoch durch ihn die Mängel erst einmal erkannt, so ist dem Betrieb die Handhabe gegeben, entsprechende Maßnahmen zu ihrer Beseitigung zu ergreifen.
2. Die Träger des Betriebsvergleichs
Der Betriebsvergleich des Großhandels wird von dein unter Leitung von Prof. Dr. Rudolf Seyffert stehenden Institut für Handelsforschung an der Universität zu Köln in Verbindung mit dem Gesamtverband des Deutschen Groß- und Außenhandels und den zuständigen Fachverbänden bearbeitet. Die Durchführung des Betriebsvergleichs durch das Kölner Institut schließt wesentliche Vorteile in sich ein. Der Betriebsvergleich muß in engster, lebendiger Verbindung mit der gesamten wirtschaftswissenschaftlichen Forschung stehen. Er ist nicht nur eine statistische Aufgabe und noch viel weniger nur eine technisch abzuwickelnde Rechenarbeit, sondern muß laufend wissenschaftlich entwickelt und beeinflußt und von der betriebswirtschaftlichen Forschung getragen werden. Das ist nur im Forschungsraume einer Universität möglich, in der die Wirtschaftswissenschaft besonders gepflegt wird, und in einem Institute, dessen alleinige Aufgabe die Erforschung des Handels ist. Nur dadurch ist auch die Objektivität der Ergebnisse gesichert. Die ermittelten Werte müssen unantastbar sein und dürfen von keiner Seite in ihrer Korrektheit angezweifelt werden können. Deshalb kann ihre Erhebung nicht bei Verbänden usw. liegen, sondern muß durch die Autorität einer wissenschaftlichen Institution gedeckt sein. Weiter bietet die Durchführung im Institut für Handelsforschung jede erforderliche Sicherheit in. bezug auf die Geheimhaltung der einzelbetrieblichen Zahlen und die Vermeidung jeden Mißbrauchs der Ergebnisse. Erwähnt sei schließlich noch, daß im Institut der Betriebsvergleich, der für die wesentlichen Branchen des Groß- und Einzelhandels durchgeführt wird, als eine wichtige Forschungsarbeit im Dienste des Handels angesehen wird, bei der eine Vergleichbarkeit durch den gesamten Handel hindurch durch Verzahnung der Erhebungsmethoden und Angleichung der Berechnungsweisen erstrebt wird.
3. Der Kreis der Betriebsvergleichsteilnehmer
An den Betriebsvergleichsarbeiten können nur solche Firmen teilnehmen, die Mitglieder der entsprechenden Fachverbände sind. Da das Institut bei der großen Zahl der teilnehmenden Betriebe die Mitgliedschaft im Einzelfall nicht überprüfen kann, erfolgt die Meldung der Finnen zur Teilnahme am Betriebsvergleich zunächst an den zuständigen Verband, der seinerseits das Institut in Kenntnis setzt. Das Zustellen der erforderlichen Unterlagen erfolgt dann unmittelbar durch das Institut. Finanzträger des Betriebsvergleichs sind in der Regel die Fachverbände, die einen entsprechenden Beitrag an die Gesellschaft zur Förderung des Instituts für Handelsforschung leisten. Bei einzelnen Verbänden steuern die beteiligten Firmen ihrerseits durch entsprechende Beiträge zur Finanzierung bei. Da das Institut für die Betriebsvergleichsarbeiten nur die Deckung seiner Kosten erstrebt, belasten die anteiligen Kosten den einzelnen Betrieb nur unerheblich.
Neben den formalen Voraussetzungen ist die Vergleichsfähigkeit der Firmen zur Teilnahme am Betriebsvergleich erforderlich. Hierzu gehört, daß der Betrieb einerseits über eine Buchhaltung oder Statistik verfügt, die ihm die Ermittlung der für den Betriebsvergleich notwendigen Zahlen ermöglicht. Andererseits ist die Teilnahme eines Betriebes nicht empfehlenswert, der auf Grund außergewöhnlicher Gegebenheiten hinsichtlich Struktur und Funktionen in starkem Maße von den übrigen Betrieben abweicht. Solche Betriebe beeinträchtigen einmal den Aussagewert des Branchen- und Größenklassendurchschnittes, zum anderen ist der Erkenntniswert, den die Betriebsvergleichszahlen solchen Firmen bieten, nur sehr gering.
4. Die Frage der Vertraulichkeit
Die Anonymität der Betriebsvergleichsteilnehmer wird durch ein besonderes Kennummernsystem gewährleistet. Der gesamte Schrift- und Fragebogenverkehr zwischen den beteiligten Firmen und dem Institut sowie die Eingliederung des Betriebes in die Auswertungstabelle findet unter einer Kennnumnier statt. Die Erteilung der Kennummer erfolgt bei dem überwiegenden Teil der Großhandelsbranchen durch den Institutsdirektor. Nach Meldung der Firmen durch den jeweiligen Fachverband erhalten die Betriebsvergleichsteilnehmer in einem besonderen Schreiben ihre Kennummer mitgeteilt. Der Kennnummernschlüssel befindet sich in Händen des Institutsdirektors und ist den Sachbearbeitern des Betriebsvergleichs unbekannt. Im Expeditionsbüro des Instituts werden die Adressierplatten aller am Betriebsvergleich beteiligten Firmen nach Branchen geordnet aufbewahrt. Von hier aus erfolgt die Zustellung der Leerformulare. Der Betriebsvergleichsteilnehmer setzt seinerseits auf den Fragebogen die Kennummer seines Betriebes ein und sendet diesen in einem neutralen Umschlag, der dem Fragebogensendung beiliegt, an das Institut zurück. Die eingehenden Fragebogen gelangen hiet unmittelbar in die Auswertungsabteilung. Die Bearbeitung der Fragebogen erfolgt lediglich unter Kennnummer. Sind irgendwelche Rückfragen zu den Zahlenangaben notwendig, so wird vom Sachbearbeiter des Betriebsvergleichs das Schreiben an die Kennummer der Firma gerichtet und dem Institutsdirektor übergeben, der den Versand veranlaßt. So ist jede Vorkehrung getroffen, um die Anonymität der Betriebe zu gewährleisten. Bei einzelnen Branchen erfolgt die Erteilung der Kennummer durch den zuständigen Verband, der dann auch den Versand der Fragebogen und der Auswertungen durchführt.
Die Auswertungstabellen werden vom Institut ausschließlich den berichtenden Firmen und der Geschäftsführung der zuständigen Fachverbände zugeleitet und von diesen als streng vertrauliches Material behandelt. Jede Auswertungstabelle trägt einen besonderen Vermerk, nach dem die Tabelle nur für die interne Information der Gesehäftsleitung bestimmt und nicht in der allgemeinen Registratur, sondern besonders unter Verschluß aufzubewahren ist. Auch die oft erwünschte und die Diskretion der einzelnen Betriebe keineswegs gefährdende Publikation von Durchschnittswerten erfolgt nur, wenn sie von Seiten des zuständigen Verbandes gewünscht wird und in jedem Fall eine ausdrückliche Genehmigung vorliegt.
5. Die Erhebungsmethode
Die Erfassung des Vergleichsmaterials der Betriebe erfolgt durch Fragebogen. Wie bereits einleitend erwähnt, machen die starke Spezialisierung und die unterschiedliche Funktionsausübung im Großhandel ein einheitliches Erhebungsschema nicht möglich. Über die sich auf Grund der besonderen Erfordernisse der einzelnen Branchen ergebenden Sonderpositionen hinaus sind jedoch die für alle Branchen in gleichem Maße wichtigen Fragen in Anlehnung an den Kontenrahmen des Großhandels einheitlich formuliert worden. Das betrifft vor allem die Positionen zur Umsatz-, Kosten- und Kreditsituation. Die einheitliche Anpassung der wichtigsten Erhebungspositionen an den Kontenrahmen bringt folgende Vorteile mit sich:
1) Erleichtertes Ausfüllen der Fragebogen durch den Teilnehmer.
2) Vereinfachung der umfangreichen Auswertungsarbeiten.
3) Die Möglichkeiten, zu gegebener Zeit einen Branchenvergleich durchzuführen.
Jeder Betrieb hat zu Beginn des Betriebsvergleichs einen Grundbericht auszufüllen, der die wichtigsten Strukturmerkmale des Betriebes erfaßt. Diese Strukturmerkmale dienen einmal der Einteilung der Betriebe in Auswertungsgruppen. Außerdem werden einige wesentliche Strukturmerkmale zur besseren Beurteilung der laufend erfaßten Betriebszahlen in die Auswertungstabelle mit aufgenommen. Im Bedarfsfall kann nach einiger Zeit die Erhebung des Grundberichtes wiederholt werden. Bereits im Grundbericht zeigt sich eine Teilung der Erhebungspositionen in solche, die für alle Betriebe einheitlich aufgestellt werden, und solche, die den individuellen Gegebenheiten der jeweiligen Branche angepaßt sind.
Die laufende Erhebung erfolgt für die einzelnen Großhandelsbranchen in verschiedenen Zeitabschnitten. Der Normalfall ist der Quartalsbericht. Da der Vergleichsumfang im Großhandel wesentlich größer ist als im Einzelhandel, würde die in diesem Bereiche durchgeführte monatliche Berichterstattung für die Betriebe zumeist eine zu große Arbeitsbelastung bedeuten.
Der Süßwarengroßhandel führt, um eine Anpassung an die Saison zu erreichen, die Auswertung nicht quartals- sondern tertialsweise durch. Die Form des Tertialsberichtes ist der des Quartalsberichtes angepaßt. Zusätzlich zur Quartalsauswertung werden im Textilgroßharidel noch mehrere andere Vergleichszeiträume erfaßt. Er ist die einzige Großhandelsbranche, in der auch eine monatliche Auswertung durchgeführt wird. Im Monatsbericht werden jedoch nur einige besonders wichtige Positionen erhoben, deren Ermittlung ohne große Schwierigkeiten möglich ist. Es handelt sich hierbei um Betriebszahlen, die auch im Quartalsbericht erfaßt werden, deren kurzfristige Kontrolle jedoch darüber hinaus wünschenswert erscheint. Weiterhin werden im Textilgroßhandel eine Halbiahresund eine Dreivierteljahresauswertung durchgeführt. Die Erhebungspositionen des Halbjahres - und Dreivierteljahresberichtes entsprechen denen des Quartalsberichtes. Die Texrilerhebung umfaßt also jährlich 19 Berichte: jeden Monat einen Kurzbericht, jedes Quartal einen Quartalsbericht, außerdem den Halbjahres-, den Dreivierteljahres- und den Jahresbericht.
Bei den meisten Branchen wird neben den laufenden Monats-, Quartals- oder Tertiahauswertungen noch eine Jahresauswertung durchgeführt. Der Jahresbericht erfaßt neben den Positionen der kurzfristigen Berichte einige sich nur aus der Jahresabrechnung ergebende Werte.
Die Fragebogen werden den beteiligten Firmen unmittelbar nach Abschluß des Berichtszeitraumes in doppelter Ausfertigung zugestellt. Ein Exemplar ist für die Akten des berichtenden Betriebes bestimmt, das andere ist in einem der Formularsendung beiliegenden neutralen Umschlag an das Institut zurückzusenden. Als Rücksendetermin ist bei den Quartals- und Tertiaisberichten der 15., bei den Monatsberichten der 10. nach Ende des Berichtszeitraumes festgelegt. Für die Rücksendung des Jahresberichtes ist kein besonderer Zeitpunkt bestimmt, jedoch soll diese so schnell wie möglich erfolgen, damit auch die Jahresauswertungen kurzfristig durchgeführt werden können. Die Erhebungspositionen der Fragebogen und die hierbei zu beachtenden Einzelheiten werden auf Seite 246 bis 259 dieses Heftes besonders erläutert.
6. Die Auswertung der Fragebogen und die Mitteilung der Ergebnisse an die Betriebsvergleichsteilnehmer
Die Auswertung des Fragebogenmaterials ist mit umfangreichen Rechenarbeiten verbunden. Durchschnittlich sind je Berichtsbogen rund 30 Prozentzahlen zu ermitteln. Da diese zur Kontrolle zweimal gerechnet werden, ergeben sich insgesamt je Fragebogen 60 Rechenoperationen. Zur Ermittlung der Durchschnittswerte müssen sämtliche Positionen nach Branchen, Auswertungsgruppen und Größenklassen sortiert addiert werden. Da der verschiedenartige Vergleichsumfang die Verwendung von einheitlichen Lochkarten und damit eine automatische Addition nicht zuläßt erfolgt die Addition für jede Branche einzeln durch Maschinenrechnerinnen. Insgesamt sind für die Auswertungen eines Quartals etwa 160 000 Rechenoperationen notwendig. Außerdem müssen bei der Fertigstellung der Tabellenmanuskripte für die Drucklegung etwa 50 000 ein- bis siebenstellige Zahlen geschrieben und kollationiert werden. Trotz der Verwendung modernster Maschinen nimmt die Auswertung daher eine gewisse Zeit in Anspruch.
Der Versand der Monatsauswertungen erfolgt vier Wochen, der der Quartals- und Tertiaisauswertungen in der Regel etwa 4-8 Wochen nach Ende des Berichtszeitraumes, Die Reihenfolge, in der die einzelnen Branchen ausgewertet werden, wird durch den Fragebogeneingang bestimmt, der bei einigen Branchen termingemäß, bei anderen jedoch zum Teil mit großer Verzögerung verläuft. Die Fertigstellung der Jahresauswertungen ist von der Beendigung der Jahresabschlußarbeiten der Firmen abhängig und nimmt daher längere Zeit in Anspruch.
Den Betriebsvergleichsteilnehmern gehen die Auswertungen ihrer Branche in Form von synoptischen Tabellen zu, die unter Kennummer die Einzelwerte aller Betriebe enthalten. Neben den einzelbetrieblichen Zahlen werden auch die Durchschnittswerte der Branche, der Größenklassen und, sofern auf Grund struktureller oder funktionaler Unterschiede eine Gruppierung vorgenommen worden ist, dar Auswertungsgruppen ausgewiesen. Einzelheiten über die Form der Tabellen und die sich für den einzelnen Teilnehmer ergebenden Auswertungsmöglichkeiten sind auf Seite 259 ff wiedergegeben.